Dans le cadre d’un projet de construction, le DCE est un indispensable s’intégrant directement parmi les grandes phases de la mise en place d’un chantier. En VEFA (Vente en l’État Futur d’Achèvement), le document de la consultation est souvent rédigé par un architecte, accompagné du maître d’ouvrage, mais aussi d’un économiste de la construction. Pour communiquer au mieux une fois cette formalité rédigée, la digitalisation peut grandement vous aider, notamment en simplifiant votre communication lors de l’appel d’offres et en vous apportant une centralisation de vos consultations et de ses données sur le numérique. Découvrons ensemble tout ce qu’il faut savoir sur le DCE et sur les moyens d’en fluidifier sa diffusion et de traiter les informations à l’heure du digital !
DCE : définition
Le DCE ou Dossier de Consultation des Entreprises, est un ensemble de documents qu’un candidat se voit remettre par le promoteur faisant l’appel d’offres. Dedans, on y retrouve tous les justificatifs nécessaires sur le projet à venir et les besoins du conducteur de l’opération de chantier. Le DCE sert donc au promoteur pour pouvoir appeler les différents professionnels du bâtiment à candidater, afin de faire son choix selon les offres reçues par chacune des entreprises.
Quelquefois, il arrive que le DCE soit précédé d’une lettre de consultation, notamment en cas de procédures restreintes (appel d’offres restreint, procédure négociée, etc.).
Qui fait les DCE ?
Les dossiers de consultation des entreprises sont réalisés par le maître d’ouvrage, c’est-à-dire le promoteur immobilier en VEFA, qui peut volontiers, et dans la plupart des cas, se faire assister par un architecte. Il peut néanmoins décider de déléguer cette tâche entièrement à son architecte justement, ou à un bureau d’études, voire à un juriste.
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Pourquoi établir un dossier de consultation des entreprises ?
Dans le cadre d’un appel d’offres sur le marché public, les promoteurs élaborent ce DCE pour que les sociétés de BTP susceptibles de répondre à l’appel sachent si elles sont en mesure de répondre au besoin du marché. C’est donc à partir de ce dossier que les entreprises du bâtiment peuvent ensuite faire une proposition détaillée de ce qu’elles pourraient apporter au chantier, selon les délais et les tarifs imposés.
BON A SAVOIR : À l’intérieur du DCE se trouvent toutes les pièces administratives et techniques précisant l’ambition du projet de construction immobilière et sa nature.
DCE BTP : sa place parmi les 5 phases d’un projet de construction
1. L’APS et le dossier de permis de construire
L’Avant-Projet Sommaire (APS) et le dossier du Permis de Construire font partie de l’étape première liée à l’étude de la faisabilité du projet. La maîtrise d’ouvrage doit rencontrer un architecte pour lui exposer son ambition de construction et les besoins qu’il a.
C’est à ce moment-là que l’architecte peut alors lui dresser des études d’esquisses (ESQ) en cas de construction d’un bâtiment neuf. Dans le cas où le projet porte sur la réhabilitation ou sur la rénovation d’un immeuble existant, il procède à une étude de diagnostic (DIA). La mission de l’architecte ne s’arrête pas là. Il s’occupe également de la préparation des documents d’ordre juridique qui sont obligatoires pour mener à bien le projet et il lance les demandes administratives correspondantes.
BON A SAVOIR : Pour un programme immobilier neuf en VEFA, c’est bel et bien l’architecte qui se charge d’émettre la demande de permis de construire.
2. L’APD : l’avant-projet détaillé
Au sein de la deuxième étape d’un programme de construction, on doit procéder à l’Avant-Projet Détaillé (APD), relative à la conception du projet. Cette phase se met en œuvre à partir des éléments récoltés lors de la première étape sur la faisabilité. Le maître d’œuvre et l’architecte peuvent ainsi élaborer cet APD, y faisant figurer un maximum d’informations concernant le chantier. Parmi elles, on retrouve notamment :
- les matériaux à utiliser ;
- les prestations à effectuer ;
- des chiffrages du budget global,
- etc.
Comme son nom l’indique, ce dossier doit être le plus complet et détaillé possible. Une fois chose faite, les plans détaillés du bâtiment à construire peuvent être dessinés par l’architecte en charge.
Le budget final doit être validé au cours de ce processus et sera intégré au DCE à l’étape suivante, tout comme les éléments graphiques de l’architecte.
BON A SAVOIR : Bien souvent, faire intervenir un bureau d’études est utile à cette phase du projet, afin de s’assurer de la conformité des plans vis-à-vis des normes d’accessibilité et de sécurité en vigueur.
3. La phase PRO, DCE et AMT
Phase PRO architecture
L’avant-projet détaillé est approuvé et le permis de construire a été obtenu ? Alors, c’est le moment de passer au premier stade de la 3e étape du parcours pour le projet de construction. Ici, l’architecte réalise d’autres plans, plus approfondis pour chaque partie du bâtiment, chaque logement, pièce par pièce, le plan des sols et des structures, etc. Il s’agit des Spécifications Techniques Détaillées (STD).
Les prestations des entrepreneurs intervenant sur le chantier doivent pouvoir être définies sans aucune ambiguïté. C’est ce que l’on appelle l’élaboration du dossier PRO. Il sert précisément de base à la rédaction du dossier de consultation des entreprises.
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Phase de rédaction du DCE
On y est , le DCE se trouve ici, en plein milieu de cette 3e phase du projet. Communément, le maître d’ouvrage rédige ce dossier à l’aide de son architecte et de son économiste de la construction, comme nous l’évoquions plus haut. Cet ensemble de documents part ensuite en soumission auprès de différentes entreprises du bâtiment, sur le marché public. Là, le promoteur n’a plus les cartes en main, c’est aux sociétés consultées de se manifester et de faire leurs propositions si le projet leur plaît et qu’elles sont disponibles pour pouvoir travailler aux périodes données, selon les détails explicités, etc.
Lorsque les candidatures commencent à arriver, le promoteur immobilier, en collaboration étroite avec l’économiste, peut analyser les offres et sélectionner les entreprises qui font des propositions correspondant le mieux aux critères prédéfinis, notamment en termes de budget. Dès lors que les dossiers marchés sont signés, les entreprises sélectionnées et la maîtrise d’ouvrage se voient liées jusqu’à la fin des travaux. Cela se fait dans la dernière phase de la 3e étape : l’AMT.
BON A SAVOIR : L’économiste de la construction offre un appui de taille au promoteur immobilier dans la fixation du budget global de l’opération, ainsi que pour la distribution de cette enveloppe financière entre les différents corps de métiers appelés sur le chantier. Attention, chaque société intervenante sur les travaux s’engage à respecter les conditions stipulées dans le DCE qu’elles ont approuvées.
L’Assistance Marché Travaux
Enfin, on clôture cette phase pilier par l’Assistance Marché Travaux (AMT), qui est l’assistance de l’architecte auprès du maître d’ouvrage pour le dépouillement des offres reçues suite à l’envoi du DCE. Un rapport est élaboré, appuyé par une analyse de chaque proposition des entreprises candidates. C’est l’architecte ou le maitre d’œuvre (MOE) qui propose ensuite à son maître d’ouvrage une liste des intervenants à retenir, en plus de mettre au point les différentes pièces constitutives du marché de travaux.
4. Le Plan d’Exécution des Ouvrages et l’ouverture de chantier
Tous les essentiels à l’exécution des travaux sont désormais rassemblés et toute la partie juridique et administrative est aussi complétée. C’est donc l’heure d’organiser le déroulement du chantier avant de pouvoir l’ouvrir officiellement. Le maître d’ouvrage, le maître d’œuvre et l’architecte se mettent d’accord sur :
- les délais de la construction du bâtiment ;
- les plans d’exécutions ;
- la réalisation technique du programme.
Une fois ces derniers points rédigés et confirmés, le chantier peut enfin débuter sous la supervision du maître d’œuvre qui s’assure de la conformité de chaque pôle travaux selon le DCE. C’est également lui qui est en charge de maîtriser le budget et le respect des délais.
BON A SAVOIR : C’est la loi MOP (Maîtrise d’Ouvrage Publique) qui régit la relation entre le maître d’ouvrage, l’architecte et le maître d’œuvre au sein d’un chantier. Celle-ci est d’ailleurs très étroitement liée au dossier de consultation des entreprises.
5. Le CGT et de la RDT
CGT : contrôle général des travaux
Ici, cela implique finalement un processus qui s’étale tout au long du déroulement des travaux. Cela suppose la mise en place des réunions de chantier par poste de travaux, l’émission de PV (procès-verbaux) de levée des réserves selon les non-conformités détectées sur le chantier et la vérification des corrections réalisées par les entreprises mandatées. Le planning doit être suivi et géré tout au long de la construction pour éviter toute cacophonie en fin de chantier.
Des comptes rendus de chantiers réguliers sont d’ailleurs un bon moyen de ne pas perdre le cours des travaux et de ne pas se retrouver sous l’eau lors de la réception des travaux, avec des milliers de PV de levées de réserves à émettre.
RDT : Réception et décompte des travaux
Enfin, la Réception et le Décompte des Travaux (RDT) viennent mettre fin au projet de construction en VEFA. Les réserves signifiées par l’architecte sont toutes levées, le client (promoteur) accepte la livraison du bâtiment en l’état, avec ou sans réserve (il est tenu au courant de la bonne réception du chantier) une fois l’ultime visite du chantier final effectué, la remise des clés peut avoir lieu.
Dans cette dernière partie, le maître d’ouvrage s’assure également de régler les sommes dues aux entrepreneurs, sommes agréées par le maître d’œuvre.
À lire dans le même thème : Comment simplifier l’assignation de réserves lors de la réception d’un chantier ?
Le contenu du dossier d’appel d’offres en bâtiment
Le CCAG pour les clauses administratives générales
Maintenant que nous avons vu ce qu’est le DCE, qui le rédige, pourquoi il est indispensable dans le cadre d’un projet de construction immobilière et quelle est sa place au sein de celui-ci, regardons de plus près ce qu’il contient.
Vous l’avez compris, ce dossier doit être le plus fourni possible et expliquer de la façon la plus précise le plan prévu par le maître d’ouvrage et son architecte. Le Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG) reprend ainsi toutes les règles imposées sur le chantier, que les intervenants devront tous suivre, telles que :
- les règles relatives à la sécurité ;
- les règles sur les modalités de paiement et les dates prévues ;
- etc.
Le CCTP pour les clauses techniques particulières
Ensuite, le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) indique quant à lui les clauses techniques. Il est réellement au centre du dossier de consultation des entreprises, car c’est en quelque sorte le cahier des charges, précisant la nature et le type de travaux à mettre en œuvre pour le bon déroulement du projet. Ce dossier est élaboré avec l’œil expert de l’économiste de la construction, de concert avec l’architecte, les ingénieurs du chantier et les différentes entreprises du bâtiment présentes.
Les éléments graphiques du DCE travaux
Au sein du CCTP, on trouve aussi les éléments graphiques de l’architecte, que nous avons déjà mentionnés plus haut. Grâce à leur présence au sein du DCE, les candidats de l’appel d’offres peuvent mieux appréhender les pourtours du projet auquel ils sont susceptibles de candidater.
Parmi ces éléments, on trouve des plans très précis concernant les sols, la structure interne du bâtiment, les équipements présents au sein de l’immeuble, etc.
Des documents contractuels et procéduraux à insérer dans le DCE
L’acte d’engagement et le BPU : relatifs aux tarifs et à l’accord contractuel
Au sein du DCE de chantier, il n’y a pas que le CCAG, et le CCTP incluant les éléments graphiques. On y trouve aussi des documents contractuels et financiers que sont :
- l’acte d’engagement ;
- le BPU ou Bordereau des Prix Unitaires où est détaillé l’association prestation/prix attendue par le maître de l’ouvrage ;
- la Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (DPGF) : c’est un document au sein duquel l’économiste de la construction, entre autres, détaille les éléments relatifs à la tarification de chaque mission attendue. Cette décomposition tarifaire est davantage attendue sur les marchés à prix forfaitaires.
C’est via la signature de ces deux documents que l’engagement entre le promoteur et l’entreprise commence. Chaque consigne et modalités relatives au chantier et stipulées dans le DCE valent comme accord.
Poursuivez votre lecture : La signature électronique des marchés de travaux
L’AAC et la RC : relatifs aux procédures
Enfin, le dossier de la consultation comprend aussi les documents procéduraux, à savoir la réglementation de la consultation (RC). Celle-ci indique les modalités de réponse à l’appel public. Avec elle, il y a également l’appel d’offres en lui-même et quelquefois, un Avis d’Appel à la Concurrence (AAC).
Quel rôle joue la technologie dans la préparation du DCE chantier ?
La dématérialisation des appels d’offres a un impact certain sur le confort des bailleurs sociaux ou des promoteurs dans l’élaboration de leur plan de construction immobilière. Bénéficier d’un outil en ligne, c’est avoir le luxe de lancer ses consultations en quelques clics, tout en simplifiant la vie des candidats en face également.
Grâce au digital, centraliser ses créations d’appels d’offres et les suivre au même endroit est devenue possible. Grâce à cela, vous pouvez :
- conserver précieusement chaque information ;
- échanger simplement ;
- contrôler les budgets et optimiser son chiffrage ;
- sécuriser les dossiers de marché ;
- déployer un mode collaboratif pour travailler en synergie entre MOA et MOE ;
- utiliser la signature électronique pour conclure un engagement avec une entreprise, etc.
Globalement, le digital permet au secteur du BTP de gagner en temps et en efficacité, en communication et en coordination. Il est au cœur d’une philosophie « lean » appliqué au secteur de la construction (optimiser les ressources en abandonnant le gaspillage, qu’il s’agisse du temps, de l’argent, de l’énergie, du papier, etc.)
BatiScript : le logiciel d’appel d’offres BTP qui vous simplifie la vie !
La digitalisation du secteur de la construction est en marche et n’en est qu’à ses balbutiements. Pourtant, ceux qui l’ont adopté ne peuvent désormais plus s’en passer ! Finis les manques de coordination entre les différents corps de métiers sur les chantiers, fini les PV de levées de réserves faussés ou perdus, les tableaux Excel qui obligent à retourner au bureau pour noter le suivi de chantier, etc.
BatiScript a conçu son logiciel pour vous faciliter la vie, à chaque étape de votre projet de construction, du DCE à la livraison des travaux ! Dès l’étape de consultation des entreprises, vous gagnez un temps considérable en simplifiant votre chiffrage et vos échanges avec tous les candidats lors de la consultation. Un annuaire dédié permet d’accéder à une liste d’entreprises du bâtiment en quelques secondes, et toutes vos données sont protégées.
Fini les stylos et rouleaux de papier, plus besoin non plus de multiplier les manipulations d’appareils pour réussir à suivre le chantier quotidiennement. Munissez-vous de votre téléphone portable ou d’une tablette, et tout se synchronise directement…
DCE : Ce qu’il faut retenir
Qu’est-ce qu’un DCE ?
Un DCE est un Dossier de Consultation des Entreprises. Son socle et son but sont d’une part de centraliser toutes les informations relatives au déploiement d’un chantier, et d’autre part d’offrir une visibilité précise du projet proposé lors de l’appel d’offres aux entreprises professionnelles du bâtiment. En définitive, ce dossier est un point de départ culminant vers le passage à l’action du chantier du stade de plan et ambition, au stade de réalisation concrète des travaux.
Qui rédige un DCE ?
C’est au maître d’ouvrage de rédiger le DCE, c’est-à-dire au promoteur ou au bailleur social à l’initiative du lancement du projet de construction. Cependant, il est régulièrement secondé par un architecte, à moins qu’il préfère totalement déléguer à un juriste ou à un bureau d’études spécialisé.
Pourquoi faire un DCE ?
L’établissement du dossier de consultation des entreprises est primordial pour recevoir des candidatures de professionnels du BTP, et évidemment pour fixer son plan d’action précisément, son budget, etc. Le DCE est le premier outil à la base d’un chantier, celui vers lequel on se réfère tout au long du déroulement des travaux, pour vérifier la conformité de chaque élément selon les indications notées dans le DCE. On peut donc dire que l’on fait un DCE pour avoir une ligne directrice et ne pas en déroger, ainsi que pour pouvoir l’expliquer en détail aux futurs collaborateurs.
Quelles sont les pièces d’un DCE ?
Nous avons vu que le DCE contient :
- le CCAG ;
- le CCTP dont les éléments graphiques de l’architecte ;
- les documents contractuels financiers ;
- les documents procéduraux.
Quand intervient le DCE ?
Le dossier de consultation des entreprises doit s’élaborer juste après la conception du projet définie lors de l’APD (Avant-Projet Détaillé), lors de la phase d’appel d’offres sur le marché.
Pour en savoir davantage sur l’appel d’offres à l’air du digital : La consultation des entreprises dans le bâtiment : une étape cruciale pour le promoteur !