L’Appel d’Offres (AO) est courant dans le secteur de la construction. Ce processus permet au maître d’ouvrage (public ou privé) d’inviter plusieurs entreprises à proposer des offres pour réaliser un projet de construction. Il offre, en parallèle, la possibilité de sélectionner plus facilement la société qui présente la meilleure offre. Pour ce faire, le maître d’ouvrage prépare un Dossier de Consultation des Entreprises (DCE). Ce dernier détaille le projet et ses exigences. Il contient toutes les informations nécessaires pour que les entreprises intéressées puissent soumettre une offre : plans, conditions contractuelles, etc. Il doit donc être le plus complet et le plus clair possible. Découvrez, à travers notre article, comment constituer un dossier de consultation des entreprises pour vos appels d’offres.
Appel d’Offres et dossier de consultation des entreprises : définition
Dans le secteur de la construction, tout maître d’ouvrage (promoteur, bailleur social, etc.) doit respecter certaines formalités afin de sélectionner les entreprises chargées de réaliser son projet. Pour ce faire, il faut notamment procéder à un lancement d’appel d’offres (AO), qu’il soit public ou privé.
L’appel d’offres est une procédure par laquelle le maître d’ouvrage annonce officiellement qu’un projet de construction est lancé et qu’il recherche des entreprises qui souhaitent candidater, et donc, y participer. Il s’agit, finalement, d’une sortie d’appel à la concurrence avec pour objectif de passer des marchés avantageux pour chaque partie.
C’est à ce moment que le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)est publié. Ce dossier contient toutes les informations permettant aux entreprises intéressées de préparer leur candidature, notamment :
- le lieu du chantier ;
- les dates du permis de construction ;
- la nature des travaux, le bâtiment attendu et son usage ;
- les différents lots techniques nécessaires à la réalisation des travaux ;
- les disponibilités requises et les qualités requises pour chaque secteur d’activité, etc.
Grâce à cette annonce, les entreprises peuvent envoyer leur candidature sous la forme d’une proposition commerciale chiffrée. Le maître d’ouvrage peut ensuite, appuyé de son bureau d’étude ou de son maître d’œuvre, comparer les offres reçues et sélectionner celles qui correspondent le mieux à leurs besoins.
BON À SAVOIR : En France, il existe 2 canaux de diffusion pour les appels d’offres : le Journal Officiel de l’Union Européenne (JOUE) et le Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics (BOAMP).
Que doit contenir un Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) dans le cadre d’un Appel d’Offres ?
Pour être complet, et permettre aux entreprises de soumissionner dans de bonnes conditions, le DCE doit être suffisamment complet. Il doit, notamment, contenir :
- Le règlement de consultation, qui précise les conditions de participation, les critères de sélection et le calendrier de l’appel d’offres.
- L’acte d’engagement, qui est un document contractuel à travers lequel l’entreprise candidate s’engage à respecter les termes du marché, avec mention du prix proposé et des délais d’exécution.
- Le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP), qui décrit les conditions administratives du marché (obligations contractuelles, pénalités de retard, modalités de paiement, etc.).
- Le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP), qui contient des informations détaillées sur les travaux à réaliser, les matériaux à utiliser, les normes à respecter, etc.
- Le Bordereau de Prix Unitaire (BPU) qui précise de manière détaillée les prix unitaires des différents éléments du chantier, permettant de chiffrer précisément les prestations.
- Le Détail Quantitatif Estimatif (DQE) qui permet de calculer le coût global du marché en fonction des quantités estimées de chaque prestation.
- Le planning prévisionnel des différentes phases du chantier.
Étapes d’un Appel d’Offres sur marché privé
En France, nous avons :
- D’un côté le marché public qui correspond à un contrat entre une personne morale publique de type collectivité territoriale (bailleur social) et un tiers privé (entreprise de construction).
- De l’autre côté, le marché privé. Dans ce cas, les termes contractuels sont conclus entre deux personnes privées, à savoir entre un promoteur immobilier et une entreprise de construction.
Ici, nous abordons principalement les démarches pour le marché privé.
1. Définir les contours de son opération de chantier, ses besoins et se présenter
Pour commencer, faites en sorte de bien cerner les contours de votre projet. Ce n’est qu’en décortiquant correctement vos attentes que vous serez en mesure de les formaliser dans un résumé clair à destination des entreprises avec lesquelles vous envisagez de travailler.
Ce résumé du projet, qui constituera l’introduction de votre dossier de consultation des entreprises, doit capter l’intérêt des candidats pertinents et éliminer d’emblée ceux qui ne sont pas qualifiés. Dans ce chapô, assurez-vous d’inclure :
- la date de démarrage et de fin du projet ;
- une brève description de la nature des travaux et de ses objectifs ;
- les spécifications techniques à respecter ;
- les conditions contractuelles et modalités de collaborations ;
- les critères d’évaluation des offres, etc.
Ensuite, présentez votre entreprise, votre historique et vos dernières réalisations en tant que promoteur immobilier ou bailleur social. Cela permettra aux entreprises de mieux comprendre votre profil et votre sérieux en tant que maître d’ouvrage.
Développez ensuite les exigences attendues pour chaque corps d’État, en précisant le budget alloué pour chaque mission, ainsi que l’expérience requise ou souhaitée pour les entreprises candidates. Ces détails permettront aux soumissionnaires de se positionner clairement dès cette première phase de consultation.
2. Rédiger un cahier des charges
Puis rédigez le cahier des charges, un élément fondamental du DCE. Ce dernier doit détailler les exigences du projet de construction afin que les entreprises candidates puissent comprendre clairement ce qui est attendu d’elles.
Commencez par réaliser un descriptif détaillé du projet :
- nature du bâtiment (résidentiel, commercial, industriel, etc.) ;
- taille du chantier ;
- principales contraintes, etc.
Puis précisez les exigences à respecter :
- matériaux à utiliser ;
- normes de construction à respecter (normes thermiques, sismiques, etc.) ;
- méthodes de mise en œuvre ;
- prestations attendues pour chaque lot technique, etc.
Indiquez les délais globaux du projet ainsi que les échéances intermédiaires pour chaque phase de travail. Notez les critères de qualité auxquels les travaux devront répondre (niveaux de performance attendus, contrôles à réaliser, etc.). Définissez clairement comment vous souhaitez suivre l’avancement du chantier. Enfin, n’oubliez pas d’inclure des précisions concernant les obligations légales applicables.
BON À SAVOIR : Plus le cahier des charges est détaillé, moins il y aura de malentendus avec les entreprises. Il doit répondre aux questions : quoi faire, comment, avec quels moyens et dans quels délais.
3. Préparer les documents administratifs importants
Ajoutez ensuite l’ensemble des documents administratifs importants pour structurer juridiquement l’appel d’offres. Ces derniers encadrent la relation entre le maître d’ouvrage et les entreprises candidates. Ils garantissent la transparence de l’appel d’offres et assurent la sécurité des échanges.
Parmi les documents les plus importants à annexer au dossier, l’on retrouve :
- le règlement de consultation qui précise les conditions de participation, les critères de sélection et le calendrier de l’appel d’offres ;
- l’acte d’engagement qui engage l’entreprise candidate à respecter les termes du marché, avec mention du prix proposé et des délais d’exécution ;
- le CCAP qui décrit les conditions administratives du marché, incluant les obligations contractuelles, les pénalités de retard, et les modalités de paiement.
4. Finaliser la préparation du DCE
Le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) est la partie la plus importante de l’appel d’offres dans le secteur du BTP. Cet ensemble de documents doit être préparé avec soin et précision. Si les offreurs survolent généralement l’annonce pour comprendre les grandes lignes du chantier, ils accordent une attention particulière au DCE, qui contient toutes les informations les plus importantes.
En effet, il contient à lui seul :
- la description dans le détail de tous vos besoins ;
- les usages finaux à la livraison du bâtiment (marchands de biens, résidentiels, locaux professionnels, etc.) ;
- les plans des livrables ;
- les contraintes budgétaires, temporelles, etc.
Pour garantir la précision des informations dans le DCE, vous pouvez vous faire assister par des professionnels qualifiés. Vous pouvez être épaulé par un maître d’œuvre, par exemple, qui contribuera à la rédaction des documents techniques. Il est également possible de faire appel à un bureau d’études spécialisé, capable d’apporter une expertise technique approfondie pour anticiper et encadrer les besoins du projet.
En effet, la rédaction du document de consultation des entreprises est vraiment une étape primordiale dans le ciblage de votre appel d’offres. Mal réalisé, il peut mettre en péril toute votre phase de recrutement et vous faire perdre un temps précieux, s’assimilant à de l’argent perdu également.
5. Indiquer le déroulement de l’appel d’offres et les dates clés
Enfin, il est utile de préciser les critères de sélection des offreurs et de quelle manière seront contactées les entreprises retenues. Veillez aussi à noter le format que vous attendez pour la réponse (fond et forme), que ce soit en format papier ou en format électronique. Vos différentes conditions doivent aussi vous revenir signées de l’entreprise postulante ainsi que les clauses supplémentaires jointes dans le DCE.
Voici quelques dates à marquer en priorité pour votre appel d’offres :
- date butoir de la remise des propositions commerciales par les entreprises ;
- date de votre prise de décision ;
- celle du début du chantier ;
- celle de la livraison de chantier.
Comment bien rédiger un DCE dans le cadre d’un appel d’offres : nos conseils
Voici quelques conseils supplémentaires qui pourraient vous aider dans la rédaction de votre dossier de consultation des entreprises :
- Définissez clairement vos besoins et les besoins du projet dès le départ.
- Structurez votre dossier avec précision, en réalisant des sections, par exemple.
- Utilisez un langage clair. Évitez le jargon inutile, mais soyez précis dans les détails techniques.
- Décrivez les critères d’évaluation de manière transparente.
- Proposez des informations techniques complètes.
- Faites relire le dossier par un expert (bureau d’études, maître d’œuvre, juriste) pour vérifier qu’il est complet, conforme aux normes et qu’il n’y a pas de failles.
Ce qu’il faut retenir
Finalement, parmi toutes les étapes que nous avons vues, l’une d’entre-elles en est le socle : le DCE. Le reste ne fait que reprendre les informations qu’il contient, en globalisant le contenu. Par ailleurs, il n’est pas toujours simple de vivre un appel d’offres optimisé par les moyens classiques que nous avons à notre disposition. C’est souvent encore bien trop chronophage pour les promoteurs.
Heureusement, la digitalisation du secteur de la construction est en marche et dans cette lancée, BatiScript a conçu pour vous un logiciel de gestion des appels d’offres conforme au marché privé, pour lancer vos consultations en cours et suivre vos offres en quelques clics !
L’information est centralisée et sécurisée, et vous échangez avec les entreprises en toute simplicité. Une fois les candidats sélectionnés, il suffit d’une signature électronique et le marché est signé, car tout est totalement dématérialisé.
FAQ : Quelles sont les étapes d’un Appel d’Offres ?
Comment faire les appels d’offres ?
Pour mener à bien un appel d’offres, il faut lancer une procédure durant laquelle plusieurs candidats sont invités à soumettre une proposition commerciale. Cela commence par la publication d’un Dossier de Consultation des Entreprises (DCE), qui inclut toutes les informations nécessaires pour les soumissionnaires. Pour simplifier la gestion de cette tâche dans le secteur du BTP, BatiScript propose un logiciel entièrement en ligne et accessible depuis n’importe quel appareil.
Qui rédige les appels d’offres ?
Généralement, c’est le maître d’ouvrage qui rédige l’appel d’offres, bien qu’il puisse se faire assister par sa maîtrise d’œuvre ou par des experts dans la rédaction des documents techniques du DCE.
Quels documents fournir pour répondre à un appel d’offres ?
Les entreprises soumissionnaires doivent fournir une brève présentation de leur société, justifier de leurs capacités à réaliser la mission dans les délais impartis, fournir des justificatifs d’assurances obligatoires, remplir et signer les formulaires du DCE (comme le CCTP et le CCAP), rédiger un acte d’engagement, et soumettre une offre de prix détaillée, entre autres.