Dans le domaine du BTP (Bâtiment et Travaux Publics), la création d’un Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) joue un rôle essentiel dans la réussite des projets de construction. Un DCE bien préparé permet d’informer et d’inciter les entreprises à participer aux Appels d’Offres.
Cependant, pour maximiser la visibilité du DCE et obtenir des retours rapides d’entreprises compétentes sur son AO, il est crucial d’optimiser sa présence en ligne. C’est pourquoi, avoir des procédures adaptées est essentiel et vous permettra de gagner en temps et en ressources. Cet article vous guidera à travers les étapes de création d’un appel d’offres pour trouver des entreprises de confiance et disponibles dans le BTP.
Appel d’offres : définition et rappels pour le BTP
Comme pour tous les secteurs d’activité, un promoteur ou un bailleur social doit s’organiser sur quelques formalités afin de trouver les entreprises de construction pour son chantier de construction. Pour ce faire, il faut procéder à un lancement d’appel d’offres (AO) sur le marché public ou privé.
Le but de l’appel d’offres est d’annoncer de manière officielle qu’un projet se lance et recherche des entreprises. C’est en fait un appel public à la concurrence pour passer des marchés avantageux pour chaque partie. Dans le secteur de la construction, c’est le moment de publier le DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) avec toutes les informations requises pour expliquer aux candidats plusieurs détails comme :
- le lieu du chantier ;
- les dates du permis de construction ;
- la nature des travaux, le bâtiment attendu et son usage ;
- les différents lots techniques nécessaires à la réalisation des travaux ;
- les disponibilités requises et les qualités requises pour chaque secteur d’activité, etc.
Grâce à cette annonce, les entreprises répondent en envoyant leur candidature par le biais d’une proposition commerciale chiffrée. Le maître d’ouvrage peut ensuite, appuyé de son bureau d’étude ou de son maître d’œuvre, comparer les offres reçues et sélectionner celles qui correspondent le mieux à leurs besoins.
BON A SAVOIR : En France, il existe 2 canaux de diffusion pour les appels d’offres : le Journal Officiel de l’Union Européenne (JOUE) et le Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics (BOAMP).
Étapes d’un appel d’offres sur marché privé
En France, nous avons d’un côté le marché public : il correspond à un contrat entre une personne morale publique de type collectivité territoriale (bailleur social) et un tiers privé (entreprise de construction). De l’autre côté, il y a le marché privé. Dans ce cas, les termes contractuels sont conclus entre 2 personnes privées, à savoir entre un promoteur immobilier et une entreprise de construction. Ici, nous abordons principalement les démarches pour le marché privé.
1. Définir les contours de son opération de chantier, ses besoins et se présenter
En tout premier lieu, il faut évidemment veiller à être conscient de ce que l’on projette de réaliser et de ce dont on a donc besoin pour mener à bien cette ambition. Ce n’est qu’en décortiquant correctement ses attentes que l’on pourra ensuite mettre à l’écrit ses attentes envers les entreprises avec lesquelles on va contracter.
Ce résumé du projet de construction figurera en tant qu’introduction à votre appel d’offres pour susciter l’intérêt des candidats et d’ores et déjà filtrer les offreurs potentiels. Dans ce chapô, faites figurer la date de démarrage du projet et la date de fin, sans oublier d’expliciter en quelques mots l’enjeu majeur du projet. Veillez également à ajouter :
- les spécifications techniques ;
- les conditions contractuelles ;
- les modalités d’évaluation des offres ;
- etc.
Ensuite, vous allez présenter votre entreprise, votre antériorité et vos dernières réalisations en tant que promoteur immobilier ou bailleur social, pour situer les prospects. Un développement un peu plus poussé de vos exigences est le bienvenu ici. En définitive, vous allez déjà expliquer le détail de vos attentes envers chaque corps d’état pour que les offreurs puissent réellement se positionner à ce stade de leur lecture. C’est ici que vous pouvez indiquer votre budget pour telle mission et l’expérience exigée ou souhaitée.
2. Rédiger son appel d’offres ou DCE
Vous devez joindre à votre consultation un DCE ou Dossier de Consultation des Entreprises dans le secteur du BTP. C’est bel et bien la partie la plus importante de l’appel d’offres. Cet ensemble de documents doit donc avoir été préparé avec soin et précision. Si les offreurs survolent généralement les écrits d’une annonce juste pour comprendre les grandes lignes du chantier à réaliser, ils s’attardent tous sur ce DCE. En effet, il contient à lui seul :
- la description dans le détail de tous vos besoins ;
- les usages finaux à la livraison du bâtiment (marchands de biens, résidentiels, locaux professionnels, etc.) ;
- les plans des livrables ;
- les contraintes budgétaires, temporelles, etc.
Comme nous l’évoquions plus haut, le maître d’ouvrage se fait largement assister par son maître d’œuvre, qui peut être un architecte ou un géomètre par exemple, mais il peut aussi s’adresser directement à un bureau d’étude spécialisé.
La rédaction du document de consultation des entreprises est vraiment une étape primordiale dans le ciblage de votre appel d’offres. Mal réalisé, il peut mettre en péril toute votre phase de recrutement et vous faire perdre un temps précieux, s’assimilant à de l’argent perdu également.
3. Indiquer le déroulement de l’appel d’offres et les dates clés
Enfin, il est utile de préciser les critères de sélection des offreurs et de quelle manière seront contactées les entreprises retenues. Veillez aussi à noter le format que vous attendez pour la réponse (fond et forme), que ce soit en format papier ou en format électronique. Vos différentes conditions doivent aussi vous revenir signées de l’entreprise postulante ainsi que les clauses supplémentaires jointes dans le DCE.
Voici quelques dates à marquer en priorité pour votre appel d’offres :
- date butoir de la remise des propositions commerciales par les entreprises ;
- date de votre prise de décision ;
- celle du début du chantier ;
- celle de la livraison de chantier.
Ce qu’il faut retenir
Finalement, parmi toutes les étapes que nous avons vues, l’une d’entre-elles en est le socle : le DCE. Le reste ne fait que reprendre les informations qu’il contient, en globalisant le contenu. Par ailleurs, il n’est pas toujours simple de vivre un appel d’offres optimisé par les moyens classiques que nous avons à notre disposition. C’est souvent encore bien trop chronophage pour les promoteurs.
Heureusement, la digitalisation du secteur de la construction est en marche et dans cette lancée, BatiScript a conçu pour vous un logiciel de gestion des appels d’offres conforme au marché privé, pour lancer vos consultations en cours et suivre vos offres en quelques clics ! L’information est centralisée et sécurisée, et vous échangez avec les entreprises en toute simplicité. Une fois les candidats sélectionnés, il suffit d’une signature électronique et le marché est signé, car tout est totalement dématérialisé.
FAQ : Quelles sont les étapes d’un appel d’offres ?
Comment faire les appels d’offres ?
Pour mener à bien un appel d’offres, il faut lancer une procédure durant laquelle on va énoncer une demande à plusieurs candidats pour que chacun d’entre eux puisse nous faire une proposition commerciale. Pour simplifier la réalisation de cette tâche dans le secteur du BTP, BatiScript a créé un logiciel prévu à cet effet, totalement en ligne et accessible depuis n’importe quel appareil.
Qui rédige les appels d’offres ?
Généralement, c’est le maître d’ouvrage qui rédige les appels d’offres, bien qu’il puisse se faire aider par sa maîtrise d’œuvre.
Quels documents fournir pour répondre à un appel d’offres ?
Les entreprises offreuses doivent faire une brève présentation, justifier de leurs capacités à réaliser la mission dans les temps donnés, fournir des justificatifs d’assurances obligatoires, remplir et signer les formulaires joints (CCTP et CCAP), rédiger un acte d’engagement et proposer une offre de prix, entre autres.