Tous les maîtres d’œuvre ou conducteurs de travaux rêvent d’atteindre le zéro réserve à la réception du chantier !
Rien de moins surprenant ! Les différents acteurs du projet ont tout intérêt à ce que tout soit conforme au plus tôt, pour ne pas arriver à la livraison avec des défauts de conformité à corriger dans la précipitation. Plus la résolution des défauts tarde et plus il sera coûteux de les corriger, d’autant plus lorsque le bâtiment est occupé. Pour le promoteur immobilier en VEFA, la satisfaction client et la réputation en dépendent !
Le procès-verbal de réception de travaux avec ou sans réserves
La Réception de chantier à l’achèvement des travaux est obligatoire dans le suivi de chantier d’un ouvrage. PV de réception des travaux engage les entreprises sur trois niveaux de garanties légales. Dans ce PV de réception des travaux, le maître de l’ouvrage déclare accepter l’ouvrage avec ou sans réserves. Si les réserves ne sont pas levées rapidement, c’est le risque de prendre du retard et donc des pénalités financières et morales. C’est pourquoi, en phase de réception, le maitre d’œuvre contrôle la qualité des travaux.
Qu’est-ce qu’une OPR chantier ?
Les OPR, ou Opérations Préalables à la Réception, constituent une étape importante dans la réception des travaux auprès des entreprises du BTP. Elles permettent au maître d’œuvre de constater d’éventuelles imperfections ou malfaçons sur l’exécution des travaux. Il atteste de la bonne conformité ou de l’inexécution des travaux par rapport au cahier des charges du projet. Cette étape constitue le point de départ des garanties légales (Garantie Dommages Ouvrage).
Le secret d’une bonne réception de chantier : la coordination du chantier
La mauvaise gestion des réserves est souvent due à des problèmes de coordination entre le donneur d’ordre et les intervenants. Les causes principales :
- Communication entre les entreprises et l’OPC ( Ordonnancement, Pilotage, et Coordination) : une réserve posée sur le plan papier et des photos prises sur le chantier avec son téléphone rendent difficile ensuite le partager par mail auprès des intervenants.
- Ressaisie ultérieure source d’erreur dans le compte-rendu : prendre des photos des défauts puis faire un rapport de chantier à posteriori au bureau, c’est le risque de ne pas bien placer les éléments au bon endroit dans le rapport.
- La traçabilité et le suivi dans le temps de la réserve : s’assurer par téléphone que le mail ait bien été délivré et que l’intervenant a bien corrigé la réserve rend la tâche compliquée et chronophage pour le MOE (maître d’œuvre d’exécution).
Pour gérer simplement la levée des réserves sur un chantier, il est important d’avoir une bonne coordination entre les intervenants et l’OPC, bien souvent le maître d’œuvre.
Les réunions de chantier : anticiper la réception de chantier pour éviter un PV de réception de travaux avec réserves
La phase de réception après la fin des travaux sert à repérer les imperfections ou malfaçons et à les corriger avant la livraison. La meilleure pratique consiste à relever les réserves dès la phase d’exécution de travaux. Cette pré-réception permet de réduire la durée de l’OPR chantier.
Pour gérer une levée de réserves efficacement, il faut pouvoir identifier le défaut sur plan avec photo et l’attribuer à un intervenant. Ensuite, il faut s’assurer que l’entreprise corrige le défaut dans les délais impartis pour ne pas retarder l’avancée du chantier. Ce suivi dans le temps peut s’avérer très fastidieux si l’on ne dispose pas d’application de suivi de chantier. Imaginez que vous avez plusieurs réserves liées entre elles et impliquant le plaquiste et l’électricien. Mieux vaut ne pas attendre la réception du chantier pour lever les réserves.
Réaliser un suivi des réserves par lot en réunion de chantier
Avant même la phase de réception, le maître d’œuvre procède à un suivi d’avancement des travaux par lot avec les différentes entreprises (Fondations semi-profonde, terrassement, Électricité, Plomberie, etc.).
La réunion de chantier permet de faire le point sur l’avancée des travaux mais également à émettre rapidement des réserves sur le chantier. Durant cette visite, le MOA / MOE planifie les dates d’intervention des corps de métiers et s’assure auprès d’elles de lever les réserves rapidement pour respecter le temps imparti par la date de livraison. À l’issue de ces réunions de chantier, le maître d’œuvre rédige un compte-rendu de chantier depuis sa tablette. Passer par une application de suivi de chantier permet d’envoyer directement après la réunion de chantier son compte-rendu de chantier, personnalisé et mis en page. Les entreprises reçoivent une notification soit par mail ou via leur application si elles en sont équipées. Cela évite de devoir repasser au bureau pour retranscrire et mettre en page son rapport de chantier.
Émettre des réserves avec un formulaire adapté à chaque lot
Afin de pouvoir corriger rapidement les réserves assignées à un lot et/ou une entreprise, il est important de communiquer au bon interlocuteur avec les bonnes informations.
Les informations échangées entre le donneur d’ordre et l’intervenant doivent être simples et identiques. Évitons à l’ouvrier d’intervenir avec de mauvaises informations. Il est conseillé d’indiquer sur une réserve :
- Le nom du Chantier
- Le numéro de la non-conformité sur le plan
- Le lot / l’entreprise concernée par la réserve (intervenant)
- L’État : La réserve sera « À corriger » au départ, puis « Corrigée » par l’intervenant, puis « Validée » par le donneur d’ordre (ou « A corriger » de nouveau si refus)
- L’intitulé de la réserve (le sujet)
- Les observations (plus de précisions)
- La localisation de la réserve pour vos rapports
- L’étape pour mieux filtrer les réserves en fonction des phases du chantier
- Le plan dont on parle pour s’y retrouver sur place
- Les photos liées à la réserve / au défaut
L’avantage d’utiliser une solution de suivi de chantier comme BatiScript, c’est d’avoir des formulaires de réserve personnalisables (champs propres à votre activité et pré-remplie) et facile à partager. En quelques clics on associe un numéro à une réserve directement sur le plan de sa GED.
Faites des visites de chantier dédiées à la levée de réserves
Il faut ensuite faire un suivi de la levée des réserves de l’entreprise concernée, en réalisant soit des visites de chantier, appels, E-mails, ou plus simplement à l’aide d’une solution de suivi de chantier. Vous filtrez uniquement les réserves non levées et relancez toutes les entreprises en un clic.
Associer le suivi de tâches aux non-conformités
On peut procéder différemment en créant une checklist d’inspection, ou « grille de cotation », afin de suivre l’avancée d’un chantier pièce par pièce. Si un élément n’est pas conforme au plan, on crée une réserve en lui associant un numéro sur le plan de la pièce comme vu précédemment. Il ne reste plus qu’à informer l’entreprise concernée et de suivre la résolution de la non-conformité. Le rapport permettra de déterminer l’importance des tâches non conformes et les pénalités liées aux retards.
Créez une réserve de chantier : trois clics avec BatiScript
Tous les métiers qu’il soit maître d’œuvre, chargé d’opérations immobilières ou conducteur de travaux s’accordent à dire que la gestion des réserves multi-niveaux dans un projet immobilier est devenue trop complexe à gérer si elle n’est pas coordonnée par des outils de suivi de chantier. Le maître d’ordre, anticiper le moindre retard sur l’avancée de l’ouvrage pour faire face aux imprévues !
Permettre une meilleure communication entre les métiers de la construction fait partie de l’ADN de BatiScript.
Qualité, temps et coût sont des enjeux auxquels notre solution collaborative de gestion de chantier permet au secteur de la construction d’y répondre.