Comment gérer simplement la levée des réserves sur son chantier ?

Logiciel OPR - Réception chantier

Le mythe du Zéro Réserve

Depuis plusieurs années, tout le monde ne parle plus que de cela : Atteindre le zéro réserve à la réception !

Rien de moins surprenant !  Les différents acteurs du projet ont tout intérêt à ce que tout soit conforme au plus tôt, pour ne pas arriver à la livraison avec des réserves à corriger.

Car plus la résolution des défauts tarde et plus il sera coûteux de les corriger, d’autant plus lorsque le bâtiment est occupé. N’oubliez pas que la satisfaction de votre client et votre réputation sont liées.

La base d’une bonne gestion de levée de réserves : la coordination

Les problématiques qui reviennent le plus souvent sont la base d’une coordination difficile.

  1. Problèmes de communication : Notes sur le plan papier et difficultés de lier ces notes et les photos prises sur site, avec le suivi des intervenants par mail ou téléphone.
  2. Ressaisie régulière : Réaliser des photos sur site, liées à un rapport, puis le ressaisir a posteriori au bureau pour placer les photos au bon endroit dans le rapport et le mettre en page.
  3. Appels téléphoniques réguliers pour s’assurer que le mail ait bien été reçu et que l’intervenant aille bien corriger la réserve dans les temps

Ainsi, pour gérer simplement la levée des réserves sur un chantier, il faut une réelle coordination entre les intervenants et le responsable du projet. Voici les étapes par lesquelles passer

Logiciel suivi de chantier entreprises d'agencement

Relevez les défauts avec les bonnes méthodes

Si la phase des OPR – Réception après la fin des travaux sert exclusivement à repérer les non-conformités et à leur correction, la meilleure pratique consiste à relever les défauts dès la phase de réalisation.

Ce processus peut s’avérer très fastidieux si l’on ne dispose pas d’un outil de suivi de chantier adéquat.

Pour gérer une levée de réserve efficacement, il faut allier communication et organisation.

Réalisez un suivi des défauts par lot en réunion de chantier

Avant même de faire du relevé de défauts sur le chantier, il est important de faire régulièrement un compte-rendu de chantier et de procéder avec les équipes présentes à un suivi d’avancement des tâches par lot (Fondations semi-profonde, terrassement, Electricité, Plomberie, etc.).

Elle permet de faire le point sur des défauts / réserves avant d’aller les découvrir sur le terrain et de planifier une date d’intervention avec les acteurs du projet pour respecter le temps imparti par la date de livraison.

Vous pouvez passer par une solution de suivi de chantier qui disposera forcément de fonctionnalités de compte-rendu de chantier et de notifications automatiques des acteurs du chantier par mail ou même de génération de rapport personnalisé global ou par lot.

Réalisez un formulaire de réserve adapté

Chez BatiScript, nous considérons que, pour que le donneur d’ordre et l’intervenant communiquent correctement et s’y retrouvent dans les plans et le suivi de leurs réserves, les informations qu’ils doivent s’échanger l’un et l’autre doivent être simples et identiques. Nous considérons que les éléments de base doivent être :

  1. Le nom du Chantier
  2. Le numéro de la non-conformité sur le plan
  3. Le Lot / l’Entreprise concernée par la réserve (intervenant)
  4. L’État : La réserve sera « A corriger » au départ, puis « Corrigée » par l’intervenant, puis « Validée » par le donneur d’ordre (ou « A corriger » de nouveau si refus)
  5. L’Intitulé de la réserve (le sujet)
  6. Les Observations (plus de précisions)
  7. Les Commentaires (un espace de discussion lié à la réserve)
  8. Le plan dont on parle pour s’y retrouver sur place
  9. Les photos liées à la réserve / au défaut

Un des avantages de BatiScript, c’est que le formulaire de réserve est personnalisable pour ajouter des champs propres à votre activité.

Faites des visites de chantier dédiées à la levée de réserves

Vous pouvez faire un relevé des réserves simplement en visitant le chantier régulièrement et en associant pour chaque réserve un numéro, et associer ce numéro au plan concerné.

BatiScript 1.18 : Création de non-conformité simplifiée

Il faut ensuite faire un suivi de la levée des réserves de l’entreprise concernée, en réalisant soit des visites, appels, E-mails, ou bien simplement à l’aide d’une solution de suivi de chantier qui améliorera radicalement votre efficacité tant en communication avec les intervenants, qu’en coordination du chantier au sein d’une seule application.

Associer le suivi de tâches aux non-conformités

Une checklist d’inspection, ou « grille de cotation », permet de suivre l’avancée d’un chantier pièce par pièce et de mettre un niveau d’importance à chaque élément (pondération) d’une pièce. Si un élément n’est pas conforme, on peut lui associer un numéro, et le placer sur le plan de la pièce.

Il ne reste plus qu’à informer l’entreprise concernées et de suivre la résolution de la non-conformité. Le rapport permettra de déterminer l’importance des tâches non-conformes et les pénalités liées aux retards

Une réserve. Trois clics.

Quand il y a des centaines de réserves à notifier lors de la phase OPR, ce n’est pas anodin.

Depuis 2011, nous avons constaté ce problème majeur que rencontre tous les maîtres d’oeuvre, chargés d’opérations immobilières et conducteurs de travaux.

Nous avons souhaité nous y atteler en créant une solution de gestion de chantier collaborative.

Permettre une meilleure communication entre les parties prenantes des projets opérationnels fait partie de notre ADN.

Nous avons à cœur de donner aux professionnels les outils qui leurs permettent d’exprimer le maximum de leur potentiel.