Une demande de modification sur un chantier n’implique pas uniquement un ajustement technique. Chaque imprévu ou travaux modificatifs nécessite une formalisation par écrit pour consigner et archiver toutes les évolutions du projet. Vous le savez, un manque de clarté dans vos échanges mène rapidement à des allers-retours, des surcoûts, voire des contentieux. Pour cette raison, l’ordre de service vous accompagne pour établir une base contractuelle de tous les changements. Qui le rédige et quelle forme doit-il prendre ? Peut-il être contesté ? Toutes les réponses vous attendent dans cet article, en plus d’un modèle d’OS gratuit pour commencer du bon pied.
Qu’est‑ce qu’un ordre de service dans le BTP ?
Définition d’un OS : un rôle administratif et contractuel
L’ordre de service est un acte formel qui permet de modifier, préciser ou compléter les conditions d’exécution du marché. Il répond aux exigences du CCAG Travaux 2021 qui fixe le cadre administratif et juridique des modifications en cours de chantier. L’OS engage l’entreprise à exécuter la ou les prestations définies, selon les délais et modalités prescrits, sous peine de sanctions contractuelles (pénalités de retard, retenues de garantie, etc.).
Sur le plan administratif, l’OS vous sert à :
- notifier officiellement une décision (modification, validation de variante, ajustement de planning, etc.) ;
- documenter la prise de décision pour l’archivage et la traçabilité.
Sur l’aspect contractuel, l’OS vise à :
- lier l’entreprise : l’OS précise les nouvelles obligations (délais, moyens et matériaux) ;
- garantir le droit à rémunération : tout OS générant un coût supplémentaire doit être suivi d’un avenant financier.
Qui peut émettre un OS ?
Plusieurs intervenants sur le chantier peuvent établir un ordre de service :
- maître d’ouvrage (MOA) ou son représentant détenant l’autorité contractuelle ;
- maître d’œuvre (MOE), sous délégation du MOA, pour la partie technique et coordination ;
- représentant mandaté (AMO, OPC), si cette délégation est expressément prévue dans le marché.
Chaque émetteur doit être formellement habilité : sa signature vaut autorisation, et son rôle doit être clairement défini dans le marché et le cahier des charges.
Dans quel cas émet-on un OS ?
Sur un chantier, vous aurez besoin d’établir un OS lorsqu’il faudra apporter un changement précis :
- Modifications volontaires : travaux supplémentaires demandés par le client, souvent appelés TMAs (Travaux Modificatifs Acquéreur). Par exemple une cloison supplémentaire, un changement de matériau, le déplacement d’interrupteurs ou d’une arrivée d’eau, etc.
- Variantes validées : adaptation d’une solution technique (par exemple une isolation différente pour une meilleure performance énergétique), généralement formalisée dans une Fiche de Travaux Modificatifs (FTM) avant émission d’un ordre de service.
- Ajustements de planning : report ou anticipation de phases selon les contraintes terrain ou les conditions météo.
- Imprévus techniques : découverte d’éléments de structure non conformes au CCTP (présence d’amiante, nature du sol, etc.).
Chaque situation doit être comparée aux conditions d’exécution du marché : dépassement de périmètre, coût supplémentaire ou simple précision. L’OS doit alors être accompagné, le cas échéant, d’un avenant chantier pour le volet financier. Par ailleurs, l’ordre de service sert aussi à fixer les nouveaux délais, sans quoi l’entreprise n’est pas tenue de réaliser les travaux supplémentaires.
💡Bon à savoir : La fréquence d’émission d’un ordre de service dépend des besoins du projet. Il intervient à tout moment, de la phase de conception à celle de réception des travaux.
L’ordre de service est-il un document obligatoire ?
La rédaction d’un ordre de service n’est pas toujours obligatoire. Si aucun changement ne survient au cours du chantier et que les travaux avancent sans imprévus, l’émission d’un OS n’apparaît pas comme nécessaire. En revanche, nous vous recommandons vivement d’en rédiger un pour :
- formaliser les modifications apportées au marché (planning, coûts, plans d’exécution, etc.) ;
- notifier officiellement toute décision administrative à l’entrepreneur ;
- préciser les modalités d’exécution (qui, quand, comment) ;
- centraliser toutes les informations liées aux changements du projet et suivre leur avancement ;
- contraindre l’entreprise à exécuter ses obligations (sous peine de pénalités) ;
- prévenir les malentendus entre le maître d’œuvre/maître d’ouvrage et l’entrepreneur.
En pratique, tout OS devrait être systématique dès qu’une décision impacte l’exécution du marché : c’est la bonne pratique terrain qui garantit la transparence et limite les contestations. N’oubliez pas que chaque instruction orale ou informelle est juridiquement difficile à faire valoir.
💡Bon à savoir : De nombreux chantiers de construction imposent contractuellement l’émission d’ordres de service. Pensez à vérifier les clauses contractuelles du projet.
Pourquoi bien encadrer les OS est indispensable pour le donneur d’ordre ?
Pour un promoteur, un ordre de service mal rédigé devient vite une source de surcoût. Imaginez qu’une demande de modification technique n’indique pas clairement la nature des travaux ou le budget alloué : sans précision, l’entreprise réclamera un avenant plus élevé, et le planning s’allongera. À l’inverse, un OS complet, conforme au CCAG Travaux et aux clauses du marché, sécurise les dépenses et les délais, tout en constituant une preuve solide en cas de contentieux.
Chaque ordre de service daté et notifié dans les règles devient un document contractuellement opposable au titulaire. Il constitue une pièce essentielle du suivi de l’exécution du marché et peut justifier un avenant si les prestations ou délais sont modifiés. Cette traçabilité contribue à prévenir les litiges en clarifiant les responsabilités et les décisions prises en cours de chantier.
Enfin, du point de vue financier, l’OS est à la fois le point de départ des avenants (qui vont formaliser le coût supplémentaire) et un élément essentiel des décomptes finaux. Sans lui, il n’existe aucune référence fiable pour valider les paiements.
Les erreurs fréquentes des MOA avec les OS (et comment les éviter)
Beaucoup de maîtres d’ouvrage omettent de consigner par écrit certaines décisions urgentes, préférant un simple échange oral comme validation. Cette pratique, rapide sur le moment, se paie cher au moment du décompte final. Malgré vos bonnes intentions, l’absence d’OS formel prive l’entrepreneur de l’obligation d’exécuter les travaux et bloque toute demande d’avenant. Pour y remédier, rien de plus simple : il vous suffit de disposer d’un modèle standardisé.
Une autre erreur classique consiste à émettre un ordre de service sans en informer le MOE ou sans attendre son aval technique. Le résultat est souvent un travail incorrect ou non conforme, entraînant malfaçons et reprises. La solution consiste à instaurer systématiquement une validation croisée entre la MOA et la MOE.
Enfin, le lien entre l’OS et l’avenant financier peut être mal établi, rendant opaque le calcul des surcoûts. Pour éviter l’explosion du budget, chaque OS doit impérativement mentionner l’avenant correspondant et être accompagné d’un chiffrage préliminaire.
| Erreur fréquente | Conséquence | Comment l’éviter ? |
| Absence de traçabilité | Perte de preuves, litiges. | Centraliser tous les OS dans une GED chantier. |
| OS oraux ou non validés | Contestation de la portée des travaux. | Imposer un workflow de validation formel. |
| OS émis sans coordination MOE | Incohérences techniques. | Notifier systématiquement le MOE. |
| Mauvais lien OS et avenant | Explosion budgétaire, oublis de chiffrage. | Associer chaque OS à un avenant prévisionnel, puis définitif. |
Cadre légal : ce que dit le CCAG Travaux
Le Code des clauses administratives générales (CCAG) Travaux 2021 consacre l’ordre de service comme le principal vecteur des décisions formelles en cours de chantier. Cette qualification entraîne plusieurs conséquences :
- Conditions de validité : pour être opposable, l’OS doit porter un numéro unique, être daté, préciser l’objet (par exemple, « installation d’une cloison amovible lot 3 selon plan 03‑A »), mentionner la référence complète du marché (numéro, lot, nature des travaux) et être signé par l’émetteur habilité. Sans ces mentions, l’OS peut être jugé irrégulier et priver l’entreprise de toute créance ultérieure.
- Effet contraignant : dès la notification, l’entreprise est tenue d’exécuter l’ordre, sauf refus motivé dans le délai de forclusion prévu par le CCAG (15 jours ouvrés). Le document devient alors la base du décompte des prestations supplémentaires ou des variations de délai.
- Cas de refus et forclusion : si l’entrepreneur estime que l’OS excède le périmètre contractuel ou ne respecte pas les conditions du marché, il dispose de 15 jours pour formuler des réserves écrites. À défaut, il est réputé avoir accepté l’ordre de service et ne pourra plus contester ni le volume des travaux ni la rémunération afférente.
- Responsabilités partagées : le MOA, en tant que donneur d’ordre, engage sa responsabilité contractuelle et financière. Le MOE veille à la cohérence technique et au respect des normes en validant l’OS avant émission. L’entrepreneur, quant à lui, doit exécuter l’instruction ou documenter ses réserves. Ce triptyque gagnant assure un cadre clair, évitant que chacun rejette la faute sur l’autre en cas de désaccord.
Comment rédiger un OS conforme et exploitable ?
Légalement, la forme de l’ordre de service n’est pas définie. Toutefois, elle s’appuie généralement sur un document rédactionnel standardisé. Les composantes d’un OS conforme se résument à :
- le numéro avec une suite chronologique (OS-001, OS-002, etc.) et la date d’émission au format jour/mois/année pour assurer le suivi chronologique ;
- l’objet décrivant clairement l’action par exemple « OS n°12 – Demande de suppression de cloison nord » ;
- la référence du marché, incluant le numéro global et les lots concernés ;
- le descriptif détaillé des travaux, avec quantitatif et qualitatif (matériaux, méthode, délai d’exécution, etc.) ;
- l’impact sur le planning et le budget, avec mention du numéro de l’avenant prévisionnel ;
- la signature du signataire habilité (MOE ou MOA).
Plutôt que de recréer un document à chaque fois, standardisez votre modèle OS au format Word ou PDF : intégrez des zones à remplir, faites figurer un historique des versions et prévoyez un encart « Observations » pour recueillir les remarques de l’entrepreneur. Pour vous aider, téléchargez gratuitement notre modèle OS au format Word.
💡Bon à savoir : L’ordre de service doit être adressé au titulaire du marché par lettre recommandée avec accusé de réception daté (article 3.8.1 du Code de la commande publique). En cas de sous-traitance, il est transmis à l’entreprise principale chargée de la diffuser à son tour aux sous-traitants. En ce qui concerne la co-traitance, l’OS est communiqué à tous les co-traitants.
Que faire si l’ordre de service est contesté ?
Comme le rappelle le ministère de l’Économie, des Finances et de la Relance, « le titulaire est tenu de se conformer aux ordres de service qui lui sont notifiés, que ceux-ci aient ou non fait l’objet d’observations de sa part ». Toutefois, le CCAG prévoit quatre dérogations à ce principe :
- l’ordre de service présente un risque en termes de sécurité, de santé ou contrevient à une disposition législative ou réglementaire. Le délai d’exécution de l’OS est alors suspendu jusqu’à la notification de la réponse du maître d’ouvrage (art 3.8.2) ;
- l’ordre de service impose des travaux supplémentaires excédant 10 % du montant du marché initial (art. 3.8.6 et 13.6) ;
- l’ordre de service demande des prestations supplémentaires ou modificatives ayant une incidence budgétaire sans aucune valorisation financière (art. 14.2.2) ;
- l’ordre de service de démarrage de l’exécution du marché tardif notifié au-delà des délais prévus par le marché ou au-delà du délai de six mois suivant la notification du marché (art. 50.2.1).
Pour faire valoir ces situations, l’entreprise devra motiver son refus par écrit. Tout commence par la notification de la contestation. L’entreprise envoie dans les 15 jours ouvrés suivant la réception de l’OS une lettre recommandée ou un email avec accusé de réception détaillant ses motifs. Cette alerte formelle déclenche la mise en suspens du chantier concerné dès lors que la sécurité ou la conformité réglementaire est remise en cause.
Le maître d’œuvre intervient ensuite pour instruire la demande : il analyse les points de désaccord, consulte le dossier technique et peut proposer un avenant correctif ou un compromis technique. Cette phase de dialogue, consignée par des comptes rendus de réunions de chantier, doit impérativement être intégrée dans la GED pour conserver une traçabilité complète.
Si le différend persiste, la médiation ou la référence à l’arbitrage prévue au contrat peut être déclenchée. Dans tous les cas, mieux vaut ne pas relancer l’exécution des travaux sans un accord formel. Vous éviterez alors qu’une exécution effectuée « sous réserve » ne soit ensuite refusée au paiement.
Enfin, une fois la contestation levée, il faut publier un OS rectificatif précisant les nouveaux termes, accompagné d’un avenant si le volume ou le coût varient. Chaque étape (contestation, échanges, résolution) doit être horodatée, signée et archivée ensemble dans la GED chantier.
Suivi et archivage des OS : privilégier une GED chantier
Dans un secteur où les documents circulent entre de nombreux intervenants, la Gestion Électronique de Documents (GED) devient incontournable pour le suivi et l’archivage des ordres de service.
L’import automatique du template d’OS dans la GED assure une cohérence parfaite des documents. Chaque OS est classé selon des métadonnées telles que numéro, lot, date d’émission, statut (en attente, validé, contesté) et lié à son avenant financier. Cette indexation facilite vos recherches et les exports.
Ensuite, la mise en place d’un tableau de bord offrant une vue consolidée des OS en cours de traitement et de ceux validés ou rejetés garantit au MOA et au MOE une vision en temps réel de l’avancement. Les indicateurs clés (nombre d’OS non traités, délais moyens de validation, montant cumulé des avenants) contribuent à un pilotage financier et opérationnel affiné.
Enfin, un historique complet des échanges (notifications, contestations, avenants, etc.) regroupe tous les fichiers et les communications associées (emails, comptes‑rendus de chantier, procès-verbal, etc.) dans un seul espace sécurisé, horodaté et auditable. En cas de contentieux, il suffit d’imprimer ou d’exporter l’intégralité de la séquence.
Cas d’usage : GED chantier de BatiScript
Grâce au logiciel compte rendu de chantier de BatiScript, vos rapports de CR (photos, commentaires, annotations de plans) s’archivent automatiquement dans votre espace de stockage BatiScript, consultable à tout moment par les acteurs habilités. Le MOE peut présenter deux types de comptes-rendus : l’un destiné au MOA pour lui remonter les informations du terrain et l’autre aux entreprises pour coordonner les interventions. Ensuite, vous générez rapidement des ordres de service directement à partir de ces éléments. L’ensemble du workflow de validation intégré MOE/MOA garantit que chaque OS suit la chaîne d’habilitation avant d’être envoyé à l’entreprise.
Parallèlement, le module de gestion levée de réserves/OPR peut également servir à signaler des travaux modificatifs à la maîtrise d’œuvre. Grâce à une simple action, le donneur d’ordre positionne une pastille sur le plan (par exemple pour demander la suppression d’une cloison à la demande du client final) et génère ainsi une demande de modification du plan d’exécution. Une fois validée, la maîtrise d’œuvre met à jour le plan et informe l’entreprise en émettant l’ordre de service correspondant.
SGTi by Batiscript permet à la maîtrise d’ouvrage de centraliser et suivre efficacement les demandes de modifications de travaux (nombre d’OS en attente, en cours, validés, rejetés, etc.). La solution offre une traçabilité complète, une gestion structurée sous forme de worflow (voir l’illustration ci-contre). Elle facilite les échanges avec la maîtrise d’œuvre et les entreprises, tout en automatisant la production des documents nécessaires (FTM, OS, avenants). Enfin, l’export des OS au format Word, PDF ou Excel facilite le partage de vos ordres de service avec vos partenaires ou l’intégration dans vos reportings.
Télécharger notre modèle d’OS chantier et notre checklist
Sur un chantier, vous n’avez pas de temps à perdre et on vous comprend. Pour vous lancer sereinement dans l’émission de vos ordres de service, nous mettons à votre disposition un modèle d’OS chantier au format Word incluant toutes les mentions obligatoires.
⬇️ Télécharger le modèle OS Word (gratuit)
L’ordre de service chantier dépasse largement sa dimension administrative : il se révèle être un véritable levier de pilotage, garantissant la clarté des décisions et la maîtrise des coûts et des délais. En centralisant son émission, sa validation et son archivage, les solutions comme la GED chantier de BatiScript offrent un niveau de fiabilité et de traçabilité inégalé.
FAQ : Ordre de service
L’ordre de service doit comporter un numéro unique, la date, l’objet précis, la référence du marché et des lots, le descriptif détaillé des travaux, l’impact sur le planning et le budget, ainsi que la signature du responsable habilité.
L’OS peut être émis par la MOA, la MOE ou un mandataire (AMO/OPC) dès qu’un ajustement technique, un imprévu ou un changement intervient sur un projet.
L’entreprise, titulaire du marché, dispose d’un délai fixe de quinze jours pour formuler ses réserves par écrit. Au-delà de cette période, l’OS devient définitif et opposable.
Le lien entre l’OS et avenant assure la transparence financière : il fixe les coûts supplémentaires associés aux travaux et permet un décompte clair en fin de chantier.
La GED chantier de BatiScript simplifie la gestion des OS sur vos chantiers :
– émission centralisée des OS ;
– workflow de validation intégré entre la MOE et la MOA ;
– archivage sécurisé ;
– relie automatiquement les OS aux avenants ;
– pilotage optimisé avec des indicateurs de gestion ;
– export des OS.
