Organiser sa réunion de chantier

Visite de chantier

Comment anticiper les imprévus sur les chantiers et s’assurer que les travaux réalisés soient conformes au CCAP (cahiers des clauses administratives particulières) lors de la réception des travaux ? Les visites et réunions de chantier sont un moyen d’atteindre ces objectifs. Elles doivent être régulières. Le but : vérifier l’avancement et la conformité des travaux pour anticiper les écarts de planning.

Ces événements semblent évident à organiser, pourtant, il nécessite de procéder à des étapes bien précises. Ces visites et réunions de chantier permettent aux équipes de transmettre des informations importantes qui assurent la coordination entre les entreprises. Réduire les erreurs, les confusions et maintenir la coordination entre les entreprises intervenantes doivent en être les bonnes conséquences. Voici quelques conseils pour mener à bien ces missions.

À quoi sert la visite de chantier ?

Les visites de chantier sont obligatoires et organisées selon un calendrier entre les maîtres d’œuvre et les maîtres d’ouvrage. Le but : vérifier que les critères inscrits dans les contrats d’un point de vue financier, économique et technique soient bien respectés.

Pour anticiper les imprévus qui peuvent survenir,  il est nécessaire de se rendre fréquemment sur le terrain pour faire ses observations. En fonction des malfaçons indiquées, s’enchaînent des rectifications à effectuer qui doivent être annoncées et anticipées en amont. Car, s’ajoute souvent à cela des commandes de matériel supplémentaires, du temps de main d’œuvre supplémentaire à prévoir, en plus du temps prévu dans le planning. La visite de chantier doit être précise et préparée, avec des sujets bien définis à chaque rendez-vous prévu sur place.

La Check-list pour préparer sa réunion de chantier

  • La planification des tâches et le respect des délais
  • La conformité technique de l’exécution (Checklist visite de chantier) : éviter des malfaçons et les faire rectifier rapidement en remontant l’information auprès du constructeur, garantir que les plans soient bien respectés
  • Convenir d’une bonne approche des mesures à prendre pour faire coïncider l’exécution avec les prévisions dans tous les domaines (délais, qualités, etc.) ;
  • La visite de chantier représente également un moyen de communication entre les intervenants pour assurer une bonne coordination des lots.
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Les étapes de la réunion de chantier, bien l’organiser

Les réunions de chantier permettent de débriefer les visites de chantier. S’y rassemblent les professionnels suivants :

  • Le maître d’œuvre, souvent de l’organisateur de la réunion
  • Le maître d’ouvrage ou son représentant
  • Le bureau d’études
  • Les sous-traitants
  • SPS, il s’agit du coordinateur de la sécurité et de la protection de la santé

Avec le déroulement suivant :

  • Attribution des rôles de chacun et leurs missions

Au préalable de la réunion, les rôles sont décrits pour tout le monde (qui gère la plomberie, l’électricité dans tel lot, telle partie du logement par exemple. Qui s’occupe de telle partie à telle période si absence de certains membres à une période donnée, etc). Cela optimise la coordination entre les équipes et la répartition des tâches. 

  • Mise à jour des avancements des travaux

Sous forme le plus souvent de check-list, les progrès, améliorations et réparations à réaliser y sont notifié(e)s. Les priorités sont revues ainsi que d’éventuels retards (intempéries, problèmes de livraison, stocks, etc.). Enfin, il sera possible au travers de ces données, de mesurer l’efficacité des professionnels par rapport aux travaux déjà effectués pour anticiper ce qu’il reste à faire.

  • Vérifier la sécurité du site

Ne jamais oublier le risque d’accident qui peut être important. On pense aux chutes, mais aussi aux blessures liées à du matériel dangereux présent sur les chantiers (électricité, feu, poids lourds, etc.).  Il faut donc évoquer les éventuels dangers et règles de sécurité.

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  • Clôturer la réunion avec un compte rendu de chantier

Le compte rendu permet une retransmission commune de l’état du chantier à tous les services dédiés du projet. Mais également de comparer les budgets, conformités techniques fixées au départ au moment T du chantier. Ce document est une manière claire, ordonnée de faire un bilan d’état des lieux après chaque réunion et visite de chantier selon la vision de chaque équipe qui contribue aux travaux selon sa spécialisation.

Un PV de chantier peut se générer en fin de travaux à l’issu d’une réunion de chantier également, contenant :

  • Nom et date de la réunion 
  • Référence du rapport 
  • Noms des personnes convoquées, présentes, absentes et excusées 
  • L’ordre du jour 
  • La date de la prochaine réunion 
  • Des rappels de sécurité et d’hygiène 
  • Des éventuelles réserves 
  • Des détails techniques 
  • Les décisions du maître d’ouvrage
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Visite de chantier réussie

La première réunion de chantier

“Réunion d’ouverture” ou bien “lancement de chantier”, tous les intervenants du projet immobilier doivent être présents : le maître d’ouvrage, le maître d’œuvre, le bureau d’études et les entreprises. Les grandes lignes doivent être exprimées, tout en rappelant la réglementation actuelle à respecter concernant la sécurité, les installations à effectuer. Les problématiques auxquelles chacun peut être confronté selon son service, quels travaux supplémentaires pourront être prévus, sont évoqués. Un premier plan d’action est défini, avec un calendrier prévisionnel et les points administratifs à suivre (devis, facturations). 

Réunion de chantier : les suivantes

En moyenne, des visites et réunions de chantier s’organisent toutes les semaines voire tous les quinze jours. Cela dépend des avancements. Chaque réunion doit apporter ses axes d’amélioration et remarquer les potentiels écarts entre le calendrier prévisionnel et les travaux produits. 

Exemples de sujets de réunion : vérification des installations de plomberie, électricité, zones à risques, contrôles des factures, études d’exécution, ajustement éventuel du planning, etc.

Comptes rendus de suivi de chantier : réglementation

Le compte-rendu est un document important, représentant un bilan de chaque réunion. Il débouche sur un procès-verbal (PV) en cas de fin de travaux. Il décrit l’état actuel du chantier, avec son niveau de conformité par rapport aux contrats établis. Véritables “mémoires” du chantier, ils s’accompagnent des photos, plans, croquis détaillant potentiellement des anomalies à traiter.

Le compte rendu n’est pas un contrat légal avec des obligations tel que le PV. Sa vocation étant d’inciter à des axes d’amélioration qui permettent d’honorer les délais et les conformités techniques du projet immobilier. 

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Bien se préparer pour un meilleur suivi

Ce document a pour vocation d’être purement informatif. Tandis que le PV officie le constat et les potentielles non-conformités observées. 

Toutefois, il arrive qu’un compte rendu soit contractuel lorsqu’une clause particulière y est écrit (comme un délai précis). 

Pour en savoir plus sur comment bien rédiger un compte rendu, on en parle également dans un article dédié sur ce sujet. 

Procès-verbal de chantier : un outil essentiel de communication

Le procès-verbal de réception et de livraison est le document qui sert de présentation pour l’acheteur sur la bonne conformité ou non de son logement. Motif d’acceptation de sa réception, il doit être rédigé en bonne et due forme, plus qu’un compte rendu réalisé que pour les équipes internes à la construction du projet. Le PV est un rapport qui doit être clair, concis et synthétique. Pour rappel, il doit comprendre au minimum : 

  • Le nom de l’opération
  • La date du rendez-vous
  • Le numéro du PV
  • Les personnes convoquées, présentes, absentes et excusées
  • L’ordre du jour

Ce document pointe la fin de travaux et doit être signé par le promoteur et les entreprises, voire plus si un autre professionnel serait intervenu dans la supervision des travaux tel un architecte ou un assistant maître d’œuvre. Le PV démontre la responsabilité de la construction et fait le point sur les différentes garanties dont peut bénéficier le promoteur en cas de défauts, malfaçons (réserves) constatés. Ces garanties obligent à remettre en état le chantier sous les normes de conformités établies dans le contrat de vente. 

Un accord doit être émis sur un délai accepté pour finaliser les travaux. L’entrepreneur ne sera payé qu’une fois la réception des travaux validée. 

Réaliser un compte rendu pertinent et de manière efficace avec BatiScript

Grâce à notre plateforme de suivi de chantier complet, il est possible de rédiger rapidement et efficacement ses comptes rendus lors de ses réunions de chantier. Disponible sur tous les écrans : tablettes, iPhone & Android et ordinateurs, BatiScript optimise la mobilité des process.

Des rapports générés immédiatement

Il suffira d’un geste pour prendre en photo instantanément l’état du chantier grâce à son portable ou à sa tablette. La saisie des informations est particulièrement pratique, avec un formulaire présentant de nombreux champs qui facilitent grandement la tâche. 

Une prise en main intuitive

Selon les objectifs et projets, les professionnels du bâtiment peuvent avoir recours à l’application Notes Libre en plus du Compte Rendu de Chantier pour affecter leurs notes externes rédigées à d’autres moments, au rapport et envoyer le tout aisément aux autres intervenants. 

Il est possible d’organiser ses prochaines réunions en sélectionnant les conviés et en leur envoyant le compte rendu directement, avec un rappel mail des rendez-vous. Enfin, des modèles de comptes rendus sont disponibles, tout en ayant l’opportunité de personnaliser les couleurs et logo de sa société. 

Retrouvez notre module Compte rendu sur les stores Android & iOS (application BatiScript). Contactez-nous pour plus d’informations. 

Images : Pixabay, Radiasatutorial,

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