Incontournable dans le secteur de la construction, le rapport de chantier (également appelé compte rendu de chantier) documente toutes les informations importantes relatives à un projet de construction, et plus précisément, au suivi de chantier : les progrès réalisés, les problèmes rencontrés, les ressources utilisées, etc. Il fait, en quelque sorte, un récapitulatif des activités quotidiennes sur le chantier. Il aide à la communication entre toutes les parties prenantes et sert également de base dans les décisions. C’est pourquoi il est important d’être rigoureux dans sa rédaction. Tous les renseignements pertinents doivent y figurer. Découvrez, à travers notre article, comment bien rédiger un rapport de chantier en pratique.
Rapport de chantier : un incontournable des projets de construction
Un rapport de chantier (ou compte rendu de chantier) est un document qui consigne de manière détaillée les activités, les événements, les progrès et les problèmes rencontrés sur un chantier donné.
Il fournit une traçabilité :
- des travaux réalisés ;
- des matériaux utilisés ;
- de la main-d’œuvre engagée ;
- des équipements déployés.
Ce document permet, en parallèle, une communication efficace entre les différentes parties prenantes du projet. Et pour cause, il sert de moyen de communication centralisé où les informations importantes relatives au projet sont consignées.
Il peut également être consulté pour évaluer les performances du projet, identifier les retards potentiels, résoudre les problèmes et prendre des décisions éclairées pour maintenir le projet sur la bonne voie.
BON A SAVOIR : Le rapport de chantier peut être utilisé à des fins de conformité réglementaire et de documentation pour des audits futurs. Même s’il n’est pas obligatoire, il peut être employé pour résoudre d’éventuels litiges avec le client.
Les éléments incontournables du rapport de chantier
Pour être pertinent et apporter de la valeur ajoutée, le rapport de chantier doit intégrer certains éléments clés :
- Les informations générales : date du rapport, lieu du chantier, personnes présentes lors de sa rédaction, etc.
- Le résumé des activités, soit une synthèse des travaux réalisés depuis le dernier rapport.
- Les problèmes rencontrés sur le chantier : retards, pénuries de matériaux, incidents de sécurité, etc.
- Les ressources utilisées, notamment la main-d’œuvre, les matériaux, les équipements et les machines.
- Les activités planifiées pour la période à venir et les échéances à respecter.
BON A SAVOIR : Il est également possible d’inclure au rapport des photographies, des plans, des rapports d’inspection, des autorisations pour fournir une documentation visuelle des progrès ou des problèmes rencontrés
Rédiger un rapport de chantier en pratique
Collecter les informations du chantier
Avant de commencer à rédiger votre rapport, rassemblez toutes les informations pertinentes sur les activités et les événements survenus sur le chantier depuis le dernier rapport.
Pour retrouver ces informations, vous pouvez reprendre vos notes de réunion, vos observations personnelles, vos rapports d’inspection, etc. Cette base vous permettra de ne rien omettre par la suite.
Pour vous aider dans ce travail, vous pouvez vous aider de l’application gratuite Notes Libres de BatiScript. Cette dernière a été conçue afin de vous aider à améliorer vos prises de notes sur les chantiers. Elle permet de rédiger des notes, de les mettre en forme et même d’y inclure des photos.
Notes Libres vous offre la possibilité d’organiser vos notes et de de créer des dossiers. Bonne nouvelle, il n’est pas nécessaire d’être client de BatiScript pour utiliser cette application Cela étant, si vous l’êtes, vous pourrez transférer vos notes prises sur le chantier directement dans votre compte rendu grâce au module de compte rendu de chantier de BatiScript. Ce module permet de rédiger votre compte rendu de réunion directement sur le chantier (avec un ordinateur, un smartphone ou une tablette). Dès lors, vous n’avez pas à ressaisir vos notes manuscrites au bureau. L’outil facilite grandement la remontée d’informations directement depuis le terrain.
Déterminer les sections à inclure
Déterminez ensuite les sections principales que vous souhaitez inclure dans votre rapport :
- activités réalisées ;
- problèmes rencontrés ;
- matériaux employés, etc.
Dans l’idéal, organisez ces sections dans un ordre logique pour faciliter la lecture et la compréhension du rapport.
Présenter le rapport
Commencez toujours votre rapport par une brève introduction qui présente le rapport.
Pensez à inclure la date de rédaction du rapport, le nom du projet, le lieu du chantier, les personnes présentes lors de la rédaction du rapport, entre autres.
Faire un résumé des activités
Puis décrivez de manière concise les principales activités et les progrès réalisés depuis le dernier rapport. Incluez des détails sur les tâches accomplies, les objectifs atteints et tout événement significatif survenu sur le chantier.
Utilisez un langage clair et évitez les termes techniques complexes lorsque cela n’est pas nécessaire. Évitez les redondances et allez droit au but pour transmettre vos informations de manière efficace.
Si vous le pouvez, pensez à fournir une liste des ressources utilisées pendant la période couverte par le rapport : main-d’œuvre, matériaux, équipements et machines. Notez des informations sur les quantités utilisées, les coûts associés et les stocks disponibles. Cette pratique n’est pas obligatoire, mais permet d’optimiser la gestion du chantier dans sa globalité.
BON A SAVOIR : Rapportez les informations de manière impartiale et évitez les jugements subjectifs. Présentez les faits tels qu’ils sont.
Indiquer les problèmes rencontrés
Pensez également à documenter les problèmes rencontrés sur le chantier. Précisez les détails et mentionnez leurs impacts sur le projet, ainsi que les mesures qui ont été prises pour les résoudre.
N’hésitez pas à partager toutes les informations pertinentes, même si elles sont négatives. La transparence est essentielle pour maintenir la confiance et la crédibilité avec les parties prenantes du projet.
Pour faciliter la compréhension, vous pouvez joindre à votre rapport des plans qui détaillent l’emplacement précis des problèmes rencontrés. Si, par exemple, un mur de placo doit être repris, le maître d’œuvre (MOE) peut l’indiquer clairement sur le plan avec une pastille de réserve. Les équipes pourront alors visualiser plus rapidement les zones problématiques et avoir un meilleur aperçu de l’ampleur des interventions nécessaires.
BON A SAVOIR : Appuyez vos déclarations avec des exemples concrets et des données tangibles. Les chiffres, les statistiques et les photographies peuvent aider à illustrer vos points et à renforcer la crédibilité de votre rapport.
Dicter les recommandations et actions à prendre
Si vous le souhaitez, vous pouvez proposer des recommandations pour résoudre les problèmes identifiés et améliorer les processus sur le chantier.
Dans ce cas, décrivez les actions à entreprendre pour mettre en œuvre ces recommandations. Assurez-vous que vos recommandations sont claires et accompagnées des étapes nécessaires pour les mettre en œuvre.
Conclure le rapport
Enfin, terminez par une conclusion qui récapitule les points clés du rapport et souligne les prochaines étapes à suivre pour maintenir le projet sur la bonne voie.
Avant de finaliser votre rapport, prenez le temps de le relire attentivement pour corriger les erreurs de grammaire, d’orthographe ou de syntaxe. Assurez-vous également que toutes les informations sont correctes et cohérentes.
BON A SAVOIR : Gardez une trace de toutes les informations pertinentes tout au long du projet afin de faciliter la rédaction des rapports futurs. Utilisez des outils de gestion de projet comme celui de BatiScript, par exemple, des notes de réunion et des rapports d’inspection pour collecter des données précises et complètes. Le module de compte rendu de chantier BatiScript peut grandement simplifier ce processus. Vous pouvez rédiger votre compte rendu de réunion directement sur le chantier avec votre application mobile ou votre tablette. Cela, sans avoir à ressaisir vos notes manuscrites au bureau.
FAQ : Rapport de chantier
Pourquoi est-il important de rédiger un rapport de chantier ?
Le rapport de chantier est important, car il permet de documenter les progrès, les problèmes rencontrés, les ressources utilisées et les activités quotidiennes sur le site. Il fournit une traçabilité, facilite la communication entre les parties prenantes et sert de base pour les décisions à venir.
Comment assurer l’efficacité d’un rapport de chantier ?
Pour rédiger un rapport de chantier efficace, il est essentiel d’être précis, concis et objectif. Organisez vos informations de manière logique, fournissez des exemples concrets et des recommandations claires. Gardez une trace de toutes les données pertinentes et prenez le temps de relire et de corriger votre rapport avant de le finaliser.
Quels sont les avantages de l’intégration de la technologie dans la rédaction des rapports de chantier ?
L’utilisation de logiciels et d’applications spécialisés peut simplifier et automatiser le processus de rédaction des rapports de chantier. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’améliorer la précision et la cohérence des données collectées. La technologie permet souvent une communication en temps réel.
Enfin, ces outils facilitent la remontée d’informations directement depuis le terrain. Les travailleurs peuvent entrer des données, prendre des photos et signaler des problèmes directement à l’aide de leurs appareils mobiles. L’occasion d’assurer un suivi continu de l’avancement des travaux et de maintenir une documentation à jour et précise.