La GED appliquée aux projets du BTP : tout savoir sur la gestion dématérialisée des documents

Dans le secteur du bâtiment et des travaux publics (BTP) où la numérisation est devenue incontournable, le recours à des solutions de GED s’inscrit dans une démarche globale de transformation digitale.

Le déploiement de ce type de solution ne se limite pas à la gestion des documents seule. Il redéfinit les processus de travail, optimise les interactions entre les parties prenantes, augmente la qualité des projets et renforce globalement la productivité des entreprises.

Dans le cadre de la gestion de leurs projets, les entreprises du secteur du bâtiment et des travaux publics sont confrontées à une production volumineuse et variée. À cela s’ajoutent des besoins d’organisation souvent complexes et spécifiques. C’est pourquoi la mise en place de solutions de gestion documentaires représente un enjeu majeur.

Quelles sont les caractéristiques d’une GED ? De quelle manière assurer sa bonne mise en œuvre ? Cet article explore les bénéfices d’une solution de GED pour les maîtres d’ouvrage (MOA), les assistants à la maîtrise d’ouvrage (AMO), et les maîtres d’œuvre (MOE), ainsi que des conseils pour sa mise en œuvre.

Qu’est-ce que la Gestion Électronique des Documents (GED) ?

Définition, fonctionnalités principales

La gestion électronique de documents (GED) désigne un ensemble de processus et d’outils destinés à stocker, classer, modifier, approuver, partager, conserver et archiver des documents dans un système numérique.

Les principales fonctionnalités que l’on peut attendre d’une solution GED incluent :

• Plusieurs méthodes d’intégration des documents, notamment par capture ou numérisation des supports papier ;
• L’indexation et le classement automatique des documents selon différents critères, pour faciliter la recherche, le référencement et le nommage ;
• La diffusion et le partage des documents aux utilisateurs autorisés ;
• La possibilité de prédéfinir des flux de travail propres aux besoins de suivi ou d’approbation des documents ;
• L’archivage des documents à l’issue d’une conservation temporaire avec des possibilités de versement dans un service d’archivage électronique (SAE) ;
• Le monitoring : suivi des activités liées aux documents et outils d’aide à la communication (notifications, tableaux de bords, exports, etc.) ;
• La conservation des documents sur un espace de stockage sécurisé (serveur internalisé ou solution cloud).

Le déploiement de solutions GED permet de :

• Réduire les risques de perte de documents et d’informations ;
• Améliorer la productivité grâce à un accès rapide et facilité à l’information ;
• Raccourcir les délais de suivi et de validation et éviter les retards induits ;
• Diminuer les coûts administratifs liés à une gestion papier ou diffuse ;
• Optimiser le travail collaboratif et uniformiser les pratiques documentaires ;
• Garantir un contrôlé des accès aux documents.

L’importance de la GED pour les projets de construction du BTP

Le secteur du BTP englobe une grande diversité de projets, chacun présentant des besoins d’organisation spécifiques et parfois complexes. Cela implique une multiplicité d’acteurs : maîtres d’ouvrage (MOA), assistants à la maîtrise d’ouvrage (AMO), Architecte, Bureaux d’études, maîtrise d’œuvre (MOE), organismes de contrôles et entreprises de construction.

Chaque acteur doit pouvoir accéder en temps réel aux documents. Il doit être en mesure de pouvoir diffuser ses documents et de soumettre certains à des demandes de validation.

La grande variété de documents et de formats (plans, documents techniques et administratifs, plannings, maquettes BIM, rapports, contrats, demandes d’acompte, etc.) complexifie la gestion de l’information.

D’autres aspects sont également à prendre en compte pour répondre aux obligations et enjeux d’une bonne gestion de projet :

• La gestion des plans et des documents techniques faisant l’objet de nombreuses évolutions et modifications au fil du projet ;
• Le respect de confidentialité des données sensibles et notamment les données financières ou encore les contrats ;
• La sécurisation des données et la garantie d’un hébergement fiable ;
• La coordination entre les différents acteurs du chantier ;
• Le respect du planning ;
• Le respect de la conformité réglementaire et notamment l’intégrité des documents et des données.

La mise en œuvre d’une GED dédiée permet de relever l’ensemble de ces challenges tout au long des phases du projet de construction. Grâce à une GED structurante et accessible, les équipes peuvent se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée : l’avancement et la livraison des projets.

💡 Bon à savoir : Une solution GED bien configurée peut intégrer des workflows ou processus prédéfinis permettant de garantir des gains de temps conséquents sur les tâches administratives répétitives tout en fluidifiant les interactions des différents utilisateurs.

Quels sont les avantages concrets de la mise en œuvre d’une GED appliquée aux projets BTP ?

Centralisation et valorisation de l’information

La mise en place d’une GED permet de centraliser les documents dans un environnement commun. Elle facilite l’accès, optimise la gestion des documents et limite les risques de dispersion des données. Les informations sont disponibles en temps réel pour chaque partie prenante.

Réduction des coûts et des erreurs

En éliminant les processus manuels et les impressions papier, une GED permet de réduire significativement les coûts internes.

De plus, la mise en place d’une gestion documentaire permet de diminuer les erreurs de traitement et notamment :

• L’utilisation de documents obsolètes ou en doublon ;
• Les problèmes de classement, de diffusion ou la perte de documents ;
• Les erreurs de non-conformité pouvant entraîner des pénalités ou des retards de chantier.

💡 Bon à savoir : Le papier est le consommable le plus utilisé, à tel point qu’il représente à lui seul 75 % du poids des déchets de bureau en France d’après l’Ademe (Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie). En outre, si l’envoi des documents est réalisé par mail à plusieurs personnes, le transport des données et les temps de lecture à impact immédiat sont mécaniquement augmentés. Par conséquent, en limitant l’impression de documents et en centralisant vos diffusions avec une GED, vous agissez concrètement en faveur de l’environnement.

Optimisation des flux de travail

L’un des principaux avantages de la GED est sa capacité à automatiser des processus aussi appelés workflows. Leur configuration et utilisation permettent de réduire drastiquement les efforts nécessaires au traitement des documents tout en étant un vecteur de structuration et de méthodologie pour le projet.

Les flux ou workflows peuvent être configurés de manière simple ou complexe de manière à prédéfinir les étapes nécessaires au bon traitement du document.

Les principaux flux concernés pour une gestion efficace de projet sont :

• Les flux de soumission ou de diffusion des documents ;
• Les flux de commentaires permettant d’accueillir des échanges informels avant livraison ou publication finale, notamment dans le cadre du partage des documents des phases conception au sein de l’équipe de Maîtrise d’œuvre ;
• Les flux de révision des documents, permettant d’assurer une historisation complète des différentes versions des documents et d’accéder aux différentes montées d’indice, et au détail des modifications apportées ;
• Les flux d’approbation ou de validation des documents, notamment des plans de synthèse, des plans d’études d’exécution, des demandes d’approbations de fournitures, des demandes d’acompte ou situations de travaux, des agréments de sous traitance, autorisations ou des plans de prévention sécurité etc.

Un système de notifications automatiques permet en général de venir renforcer le dispositif de manière à ce que chaque acteur concerné soit informé en temps réel de chacune des étapes passées.

Amélioration de la traçabilité et de la conformité

Les entreprises du BTP doivent se conformer à des normes strictes en matière de sécurité, d’environnement et de gestion administrative. La GED facilite cette conformité en conservant toutes les preuves documentaires exigées par la réglementation et notamment le CCAG TRAVAUX, qu’il s’agisse de documents ou de rapports d’avis ou visas.

Liste non exhaustive : le permis de construire, le dossier de consultation des entreprises (DCE), les certificats de conformité, les dossiers d’ouvrage exécutés (DOE), les dossiers d’intervention ultérieure sur l’ouvrage (DIUO), les différents rapports de contrôle, le PV ou quitus de réception, les décomptes généraux définitifs (DGD).

En cas d’audit ou de litige, chaque niveau d’information utile est archivé permettant ainsi d’attester rapidement des preuves recherchées et réduisant fortement les risques financiers et juridiques.

Renforcement de la collaboration sur le chantier

Dans le domaine du BTP, les projets impliquent une collaboration constante entre les multiples intervenants selon des règles d’interactions très différentes.

La GED se positionnant comme un référentiel commun des échanges favorise cette collaboration en offrant un accès simultané, sécurisé mais aussi contrôlé aux documents et contribuent à :

• Une meilleure coordination entre les équipes internes et externes ;
• Une réduction des délais de transmission et de validation des documents ;
• Une amélioration de la qualité des échanges renforcée par la traçabilité complète des informations ;
• Des garanties d’accessibilité contrôlée au regard de documents confidentiels grâce à la gestion des droits et habilitations,
• Une prise de décision plus rapide et plus fluide ; 
• Un suivi et une continuité des opérations, même dans des conditions d’éloignement (de sites ou d’équipes). 

Sécurité des données et conformité réglementaire

La mise en œuvre d’une GED contribue à renforcer la sécurité des données et à respecter la réglementation européenne en vigueur (notamment le RGPD – Règlement Général sur la Protection des Données) grâce à des mécanismes combinés et complémentaires :

• Authentification et contrôles d’accès sécurisés et renforcés ;
• Audits et gestion des sauvegardes régulières des données ;
• Gestion de la confidentialité ;
• Cryptage des données.

Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel GED ou d’une solution GED pour le BTP

Gestion collaborative des documents techniques, administratifs et réglementaires

Le propre d’une GED BTP est de pouvoir gérer des documents nombreux, multipartites aux formats très variés. Les fonctionnalités clés des logiciels de GED dans le BTP incluent :

• Le stockage, partage et la visualisation des différents documents techniques (plans de construction, maquettes, planning etc…) ;
• La gestion de la classification des documents et la prise en charge de leur codification de manière à assurer une conformité aux conventions de nommage et aux chartes graphiques des projets ;
• La gestion des versions et des révisions permettant d’assurer chacun qu’il dispose des dernières informations à jour ;
• Le traitement des documents techniques et ceux des documents administratifs et réglementaires.

Certaines solutions GED permettent également de gérer les documents BIM (Building Information Modeling), assurant ainsi une intégration fluide des maquettes numériques en supportant notamment le format des classes IFC (Industry Foundation Classes), standard ouvert pour la description numérique des actifs bâtis.

Gestion contrôlée des droits d’accès

La gestion des projets du BTP implique une gestion des droits fine et décentralisée, c’est-à-dire pouvant être confiée à un gestionnaire documentaire (dit document controller – terme anglosaxon).

Elle passe par l’association d’autorisation sur différents objets de la base documentaire et permet de définir un ensemble de droits et permissions pour un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs donné.

La gestion des droits dans une GED doit permettre de contrôler les actions des utilisateurs, tout engarantissant la confidentialité des documents et des données sensibles, comme les contrats ou les informations financières d’un projet.

Gestion des flux de traitement et des délais

Dans un projet de construction, une bonne gestion des délais est essentielle pour respecter les échéances, garantir la livraison finale et maîtriser les coûts.

La mise en œuvre de workflows automatisés permet un traitement plus rapide de la diffusion des documents et de leur approbation. Cela améliore l’anticipation des imprévus et la collaboration.

Gestion des alertes et des notifications

Les solutions GED permettent de mieux gérer les relances et les délais de paiement, grâce notamment au paramétrage de notifications automatiques. Celles-ci permettent d’optimiser les traitements, tout en améliorant la réactivité et la coordination générale des projets.

Gestion du reporting et du suivi d’avancement

Pour répondre aux besoins de suivi et de pilotage, les solutions de GED BTP peuvent générer des rapports d’avancement périodiques automatisés.
Ces rapports documentent les progrès réalisés, signalent les anomalies rencontrées et mettent en évidence les actions correctives.
Résultat : une meilleure traçabilité et plus de transparence, en temps réel, tout au long du projet.

Les fonctionnalités complémentaires à la GED spécifiques au BTP

Gestion des phases d’Appel d’Offres

La gestion documentaire joue un rôle clé dans les appels d’offres en garantissant une centralisation efficace des pièces administratives et techniques requises. Une GED BTP permet de structurer et d’automatiser la gestion des Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE), en facilitant la diffusion des documents, le suivi des versions et la collecte des réponses des entreprises candidates.

Grâce à un processus fluide et sécurisé, les maîtres d’ouvrage et les équipes de maîtrise d’œuvre optimisent la gestion des réponses et réduisent les risques d’erreurs liés aux documents obsolètes ou incomplets.

💡Bon à savoir : Avec BatiScript DCE, la gestion des dossiers d’appel d’offres est simplifiée, permettant un meilleur suivi des consultations et une traçabilité optimale des échanges documentaires.

Gestion du suivi de chantier et des phases de réception

Une GED BTP ne se limite pas à la phase de préparation du projet. En phase travaux, elle accompagne les équipes en facilitant l’accès aux documents essentiels (plans, fiches techniques, cahiers des charges, etc.) et en structurant le suivi des opérations.

Les solutions de suivi de chantier s’appuient sur la GED pour stocker automatiquement des documents clés tels que les procès-verbaux de réunions, comptes rendus, rapports de visite, fiches d’inspection et documents de conformité. Cette interconnexion permet d’assurer une traçabilité complète des échanges et des décisions prises tout au long du projet.

💡 Bon à savoir : En intégrant des outils dédiés à la rédaction des comptes rendus et à la gestion des réserves, le suivi des travaux est optimisé, assurant une traçabilité précise et documentée jusqu’à la livraison.

Gestion avancée et automatisée de la facturation des projets (demandes d’acompte et situations de travaux)

Certaines solutions GED BTP proposent des fonctionnalités avancées comme la gestion financière des marchés, qu’il s’agisse de marchés de prestations intellectuelles (Architecte, Maîtrise d’œuvre, CSPS, Contrôle technique) ou de marchés de travaux.

Ces solutions garantissent une communication efficace entre les différents opérateurs économiques impliqués dans le suivi d’un marché. Elles permettent également de rendre le processus conforme aux exigences des réglementations comptables et fiscales.

Elles permettent d’orchestrer et de dématérialiser intégralement le processus de déclaration des marchés. Elles facilitent la validation des demandes de paiement, conformément au CCAG Travaux. Elles incluent généralement :

• La notification et le commencement d’exécution des marchés ;
• La gestion des avances et des garanties financières (avance de démarrage, cautions, agréments administratifs et agréments de sous-traitance) ;
• La gestion automatisée des flux d’approbation des demandes. Par exemple, une situation de travaux doit d’abord être validée par le Maître d’œuvre avant d’être approuvée par le Maître d’Ouvrage, préalable au mandatement ;
• La prise en charge de calculs automatiques nombreux permettant d’éviter les erreurs (remboursement de l’avance, calculs des montants selon les déclarations de quantité ou d’avancements, retenues et pénalités, déduction des montants de sous-traitance) ;
• La génération automatique des certificats de paiement ;
• La gestion avancée des travaux modificatifs (Demandes de modifications, Fiches de travaux modificatifs, Devis, Ordres de services et Avenants ou décisions de poursuivre) ;
• La mise en conformité à la facturation électronique entre entreprises.

Intégration avec les ERP et outils métiers

Les logiciels GED pour le BTP peuvent être intégrés avec les ERP (Enterprise Resource Planning) ou encore interfacés avec les outils métiers. C’est particulièrement le cas avec les organismes de contrôle technique tel que Socotec, Bureau Veritas, Qualiconsult ou encore Apave. 

Les bénéfices de cette intégration incluent :

• Une synchronisation automatique et temps réel des documents avec les données de gestion de projet ;
• Une réduction des ressaisies manuelles et des risques d’erreurs ;
• Une vision globale des processus de traitement au sein de chaque solution, garantissant le bon niveau d’information et facilitant la prise de décision.

Processus de mise en œuvre d’une GED dans le BTP

Évaluation des besoins de votre entreprise et/ou de votre projet

Avant de déployer une solution de GED, il est essentiel de diagnostiquer vos besoins spécifiques. Cette phase d’analyse sert à déterminer :

• Le contexte et la durée de mise en œuvre attendue ;
• La typologie et le nombre d’intervenants qui seront associés ;
• Les types de documents à gérer ;
• Les volumes estimés de documents à traiter ;
• Les règles d’accès à prendre en compte ;
• Les données d’entrées à intégrer ou migrer ;
• Les flux de travail attendus par rapport aux pratiques existantes ;
• Les fonctionnalités complémentaires attendues (signature électronique, gestion du bim etc…).

Cette évaluation garantit que la solution choisie répond aux enjeux opérationnels, ainsi qu’aux contraintes réglementaires de votre activité ou du projet de mise en œuvre.

Étapes d’implémentation

La mise en œuvre d’une GED se déroule en plusieurs étapes clés :

1. Choix du logiciel ou de la solution : sélectionnez une solution de gestion adaptée au secteur du BTP, intégrant des fonctionnalités comme la gestion des plans, la facturation électronique et le suivi des données en temps réel, etc.
2. Intégration des données d’entrée ou des documents existants.
3. Choix de structuration de la GED : définissez un modèle de classement, et augmentez les possibilités d’identification et de classification des documents (gestion d’attributs de codification, normalisation des noms de fichiers).
4. Définition des règles d’habilitations : identifiez les rôles et familles d’habilitations pour les droits d’accès. Ces règles d’autorisations garantiront que chaque utilisateur ou acteur consulte, modifie, ou valide les documents relevant de son périmètre.
5. Définition des processus et flux de travail : définissez les workflows permettant d’automatiser et de fluidifier les traitements attendus selon les types de documents le justifiant.
6. Partage et transfert de connaissance : sensibilisez vos collaborateurs, utilisateurs et parties prenantes aux bonnes pratiques de gestion et d’utilisation de la GED.
7. Déploiement progressif : commencez par un projet pilote avant un déploiement à l’ensemble des chantiers.
8. Suivi et optimisation : ajustez la configuration de la solution en fonction des retours d’expérience opérationnels et des évolutions réglementaires.

Coût et maintenance

Le coût d’un outil de gestion dépend de plusieurs facteurs :

• Le nombre d’utilisateurs ;
• Le volume de stockage nécessaire ;
• La durée d’utilisation ;
• Le niveau de fonctionnalités attendues ;
• Le recours à des fonctionnalités spécifiques (visionneuse BIM IFC, gestion des appels d’offres, gestion des signatures électroniques, gestion de la facturation électronique, gestion du suivi de chantier etc.) ;
• Le recours à du service et à un accompagnement éventuel lors de la phase d’étude d’implémentation.

En plus du coût initial, il est à prévoir des frais de maintenance et de support incluant des remises à niveaux et mises à jour régulières pour maintenir la sécurité et la conformité de la solution à vos besoins.

Bien que la GED représente un investissement initial conséquent (implémentation, coûts d’usage, formation), les économies réalisées sur le long terme (réduction du papier, gain de temps, optimisation des flux) justifient pleinement cet effort.

GED dans le BTP : ce qu’il faut retenir

Qu’est-ce qu’une GED et pourquoi est-elle essentielle dans le BTP ?

La gestion électronique de documents (GED) désigne un ensemble de processus et d’outils destinés à stocker, classer, modifier, approuver, partager, conserver et archiver des documents dans un système numérique. Elle permet de centraliser, organiser les documents et informations d’une organisation ou d’un projet.

Essentielle dans le secteur du BTP et notamment lorsque sa mise en œuvre s’applique à la gestion des projets, elle permet de gérer des volumes d’informations conséquents de manière sécurisée, fiable et collaborative.

Lorsqu’elle est intégrée à d’autres solutions métiers du secteur du bâtiment (ERP, solutions BIM, solutions de gestion financière ou de suivi de chantier sur tablette), elle se positionne comme un référentiel complet.

Quels types de documents peuvent être gérés avec une GED ?

Les solutions GED appliquées au BTP prennent en charge la gestion de documents nombreux et variés quelle que soit la phase du projet (Conception (APS, APD, PRO, Permis de construire, DCE), Réalisation (Etudes d’exécution, Chantier, Phases de réception, Parfait achèvement (GPA) :

• Plans et pièces graphiques ;
• Notes de calculs ;
• Spécifications fonctionnelles et techniques ;
• Demandes d’approbation de fournitures ;
• Fiches matériaux ;
• Maquettes et modèles BIM ;
• Compte rendus ;
• Plannings ;
• Fiches questions réponses ;
• Contrats, avenants ; ordres de services et devis ;
• Autorisations et agréments d’intervention et de sous-traitance ;
• Demandes d’acomptes, Situations de travaux, Décomptes généraux définitifs (DGD), rapports financiers ;
• Demandes de modifications de travaux et fiches de travaux modificatifs ;
• Rapports de chantiers ;
• Rapports de conformité ;
• Fiches et rapports d’avis ou de visas.

La gestion des avis et visas généralement portée par les fonctionnalités de Workflows doit permettre d’accueillir les avis et visas :

• De la Maîtrise d’œuvre, des différents Bureaux d’études et du coordonnateur de sécurité et de prévention santé CSPS : VSO visa sans observation, VAO visa avec observation, VAOB visa avec observation bloquante, REF refus).
• Mais aussi des contrôleurs techniques (F Favorable, D défavorable, S suspendu).

Combien coûte une solution GED dans le BTP ?

Le coût d’un logiciel de GED dépend du nombre d’utilisateurs, du volume de stockage et des fonctionnalités spécifiques attendues. Des frais de maintenance et de mise à jour sont également à prendre en compte.

Est-ce que la GED est obligatoire dans le BTP ? 

Officiellement, s’équiper d’une GED n’est pas obligatoire. Néanmoins sa mise en œuvre permet de répondre à de nombreuses obligations légales tout en créant un vecteur de centralisation, d’efficacité et de productivité pour les acteurs et au profit des projets.

A noter qu’à partir de 2026, la facturation électronique deviendra quant à elle obligatoire en France.

Quelle est la différence entre une solution GED et une solution SAE ?

La GED (gestion électronique de documents) et la SAE (solution d’archivage électronique) se distinguent principalement par leurs finalités. La GED est axée sur la gestion opérationnelle des documents tout au long de leur cycle de vie, permettant leurs création, modification, partage et utilisation dans un cadre d’un travail collaboratif. En revanche, la SAE se concentre sur la conservation à long terme des documents, en garantissant leur authenticité, intégrité et accessibilité pour des besoins d’archivage légal ou de conservation d’antériorité.