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Comment faire une situation de travaux ?

Essentielle dans la gestion de projets de construction, la situation de travaux est un outil utile aux maîtres d’œuvre (MOE) et aux maîtres d’ouvrage (MOA). Elle permet non seulement de facturer progressivement les travaux, mais aussi de suivre de près leur avancement. Cette approche est idéale pour maintenir une certaine transparence financière, assurer une gestion des ressources plus efficace et une coordination plus fluide entre toutes les parties impliquées. Découvrez, à travers l’article suivant, ce qu’est une facture de situation de travaux, plus concrètement, et comment la réaliser de sorte qu’elle soit conforme.  

Situation de travaux : définition

Qu’est-ce qu’une situation de travaux ? 

Il n’est pas rare d’avoir recours à la situation de travaux dans le secteur du BTP. Aussi appelé situation d’avancement, ce dispositif permet de facturer les travaux de manière échelonnée, en fonction de l’avancement du chantier

La situation de travaux revêt une importance stratégique pour les maîtres d’œuvre et les maîtres d’ouvrage. En effet, elle permet un meilleur suivi du projet, une meilleure coordination entre toutes les parties prenantes et une communication transparente sur l’avancement physique des travaux. 

Chaque facture de situation fournit un aperçu détaillé de ce qui a déjà été accompli. Cela offre, finalement, une meilleure visibilité et compréhension de l’évolution du chantier.

BON A SAVOIR : La facture de situation de travaux est un document juridique et contractuel. Il s’agit d’un document officiel qui peut servir de référence en cas de litige ou de désaccord sur l’étendue des travaux réalisés ou les paiements. 

À quoi sert la facture de situation de travaux ? 

La facture de situation de travaux répond à plusieurs objectifs, notamment dans le cadre de la gestion de projets de grande envergure :

  • Elle assure une facturation régulière basée sur l’avancement réel des travaux, facilitant ainsi la gestion financière des projets
  • Elle fournit une vision claire et détaillée de l’état d’avancement du chantier à un moment donné, ce qui se traduit par une meilleure planification et allocation des ressources. 
  • Elle renforce la transparence financière et la confiance entre les maîtres d’œuvre, les maîtres d’ouvrage et les autres intervenants. 
  • Elle contribue à réduire les risques financiers pour les entreprises titulaires du marché en évitant les longues périodes sans revenus, en particulier pour les projets de grande envergure. 

BON A SAVOIR : La facture de situation de travaux joue un rôle crucial dans la gestion financière des projets de construction. Elle facilite la facturation, le suivi, la transparence et la gestion des ressources tout au long du projet. 

Facture d’acompte vs situation de travaux : quelles différences ? 

Il est important de ne pas confondre facture d’acompte et facture de situation de travaux. La facture d’acompte, généralement émise avant le début des travaux, est un paiement initial qui sécurise le démarrage du projet. Elle agit comme un engagement financier. Elle représente le plus souvent un pourcentage du coût total estimé du projet.

À contrario, la situation de travaux représente une série de facturations progressives basées sur l’avancement réel des travaux. Cette facture reflète fidèlement l’état d’avancement du projet à chaque étape clé et prend une place importante dans : 

  • la gestion continue des ressources ;
  • la prévision budgétaire. 

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Facture de situation de travaux : plusieurs acteurs, différentes étapes de traitement

La facture de situation de travaux implique plusieurs acteurs : 

  • le maître d’ouvrage, qui est responsable du financement du projet et du paiement final des travaux ;
  • le maître d’œuvre, qui supervise le projet et s’assure que les travaux soient bien conformes aux plans et aux spécifications du contrat ;
  • les sous-traitants, qui réalisent les travaux physiques et l’entreprise titulaire du marché qui les supervise. 

En parallèle, le processus de traitement et de réalisation d’une facture de situation implique plusieurs étapes. 

  1. D’abord, les sous-traitants émettent des factures individuelles à l’entreprise responsable de la gestion globale du projet. 
  2. Cette entreprise prépare à son tour une facture récapitulative qui inclut des mandats de paiement pour chaque sous-traitant. 
  3. Cette facture globale, bien que destinée au maître d’ouvrage, est alors transmise au maître d’œuvre. Ce dernier doit alors veiller à ce que la facture soumise reflète fidèlement l’avancement réel des travaux
  4. La validation complète, le maître d’œuvre transmet la situation de travaux approuvée au maître d’ouvrage pour qu’il la comptabilise. 
  5. Enfin, le maître d’ouvrage procède au paiement de la note, assurant ainsi la rémunération des entreprises impliquées. 

En bref, le processus de traitement des situations de travaux est loin d’être simple. Les acteurs sont nombreux, les échanges également, ce qui multiplie les risques d’erreurs et les incompréhensions.

La situation de travaux et ses (multiples) enjeux  

Réaliser une situation de travaux implique certains enjeux. D’abord, il n’est pas toujours aisé de respecter les délais de paiement. Les intermédiaires sont nombreux, tout comme les validations à réaliser, d’ailleurs, ce qui peut rallonger encore le traitement du document par le maître d’œuvre avant qu’elle ne soit transmise au maître d’ouvrage pour paiement. De plus, l’utilisation exclusive d’Excel peut entraîner des pertes de temps significatives dans la gestion du chantier, imposant au MOE une pression accrue pour accomplir cette tâche dans un laps de temps restreint. Cette situation stressante est souvent un facteur de démissions fréquentes au sein des MOE, soulignant ainsi la nécessité d’améliorations dans la gestion administrative des chantiers.

Pour rappel, les factures passent des sous-traitants, à l’entreprise titulaire du marché, au maître d’œuvre avant d’atterrir sur le bureau du maître d’ouvrage (qui n’a d’ailleurs aucune visibilité sur ces différentes passations). 

Autre défi, il n’est pas toujours simple de gérer les différents sous-traitants et de contrôler les détails des prestations facturées, surtout lorsque le projet est de grande envergure. Cela peut engendrer de nombreuses vérifications et des manipulations comptables parfois lourdes. Cette gestion des sous-traitants fastidieux peut, en parallèle, également entraîner des risques de fraude qu’il n’est pas toujours simple d’éviter. 

BON A SAVOIR : La situation de travaux validée par le maître d’œuvre (MO) permet au promoteur (MOA) de rédiger les attestations d’avancement des travaux afin de déclencher les appels de fonds auprès des clients acquéreurs.

Réussir une facture de situation de travaux : quelques conseils pratiques

Évaluer l’avancement des travaux 

Pour garantir la conformité des factures globales envoyées, il est essentiel d’évaluer régulièrement l’avancement des travaux. Pour ce faire, il est nécessaire de réaliser des inspections détaillées du chantier afin d’observer directement les travaux accomplis et de les comparer aux échéanciers prévus. 

L’inspection terminée, il est possible de quantifier le travail effectué (pourcentage de fondations coulées, nombre de mètres carrés construits, etc.) afin que les équipes puissent rédiger un rapport d’avancement. Ce dernier servira de base à la préparation de la situation de travaux. 

Calculer la valeur des travaux réalisés (coûts, total partiel, total général)

Le maître d’œuvre peut ensuite calculer la valeur des travaux réalisés sur la base de l’évaluation réalisée. Cela implique de déterminer les unités de mesure qui seront utilisées pour évaluer les travaux (mètres carrés construits, heures de main-d’œuvre, etc.) puis de quantifier le volume de travail achevé en se basant sur l’inspection du site et le rapport d’avancement réalisé

L’étape suivante est d’appliquer les taux contractuels aux quantités mesurées. Pour chaque élément ou catégorie de travail, il est recommandé de calculer un total partiel. Par exemple, si une partie du projet concerne la fondation et une autre la charpente, il faut calculer le coût total pour chacune de ces parties séparément. 

Enfin, il est important d’inclure d’autres coûts liés au projet : les matériaux, les équipements, les frais généraux, etc. Ces coûts doivent être proportionnels à l’avancement des travaux

Ce travail terminé, il est possible d’additionner tous les totaux partiels ainsi que les frais supplémentaires pour obtenir le total général. Ce montant représente la valeur totale des travaux réalisés jusqu’à ce point.

Si des paiements ont déjà été effectués (comme un acompte ou des situations de travaux antérieures), il faudra les déduire du total général pour obtenir le montant net dû dans la situation de travaux actuelle.

À l’issue du chantier, un décompte général définitif (DGD) est envoyé à l’assureur dommage ouvrage pour marquer la fin de toute relation financière avec les entreprises. Ce document récapitule l’ensemble des coûts liés à la construction, validé par le maître d’œuvre et le maître d’ouvrage. Il atteste de la réalisation complète du projet et sert de référence pour la clôture des comptes.

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Préparer la facture de situation de travaux en intégrant toutes les mentions obligatoires 

Les calculs réalisés, il est possible de préparer la facture de situation de travaux en incluant l’ensemble des mentions obligatoires

  • raison sociale, numéro SIRET et coordonnées du prestataire ;
  • coordonnées du promoteur (nom, prénom, raison sociale, adresse, numéro de téléphone, etc.) ;
  • date de la facture ;
  • numéro d’identification à la TVA ;
  • description détaillée des travaux ;
  • montant à l’unité, en hors taxes et toutes taxes comprises ;
  • montant total hors taxes et toutes taxes comprises ;
  • numéro de devis correspond à la situation désignée ;
  • désignation du marché ;
  • degré d’avancement du chantier ;
  • degré d’avancement depuis la dernière échéance (notez 0 s’il s’agit de la toute première facture de situation de travaux).

BON A SAVOIR : Les entreprises qui ne respectent pas les règles de facture et les mentions obligatoires à y apposer s’exposent au paiement d’amende. Comptez une amende fiscale de 15 € par mention manquante (ou inexacte) et une amende administrative de 75 000 € en cas de récidive.

Faire valider le document avant de l’envoyer au promoteur et de l’archiver

Il est recommandé de faire valider le document par un personnel interne avant de l’envoyer au maître d’ouvrage. Cette étape permet de garantir l’exactitude des informations contenues (calculs, descriptions des travaux réalisés, montants facturés). 

Ce travail permettra également au maître d’œuvre de s’assurer que la facture est conforme aux termes du contrat, et in fine, d’éviter les litiges contractuels. 

Une fois le document envoyé, il est essentiel de l’archiver (avec l’ensemble des documents justificatifs associés). Cela permet de créer un dossier complet pouvant être consulté pour les références futures, les audits ou en cas de litige. 

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L’importance d’utiliser un logiciel adapté pour réaliser et suivre les situations de travaux

Traiter des situations de travaux est un processus complexe. Pour limiter le risque d’erreur, respecter au mieux les délais de paiement, éviter les fraudes, mieux suivre l’état d’avancement du chantier, il est possible de s’aider d’un logiciel adapté. 

La plateforme pourrait permettre aux maîtres d’œuvre : 

  • de centraliser toutes les informations relatives au projet et d’y avoir accès simplement (factures de situation, documents contractuels, échanges entre les différents acteurs, etc.) ;
  • de suivre l’avancement des travaux en temps réel pour s’assurer qu’ils  sont conformes aux plans et aux spécifications du contrat (ce qui, in fine, facilite la préparation des factures de situation) ;
  • d’automatiser certains processus chronophages ;
  • de maximiser la transparence du traitement des factures et des paiements ;
  • de faciliter le contrôle des détails des prestations facturées par les sous-traitants ;
  • d’assurer la traçabilité des opérations

Avec le logiciel de suivi de chantier de BatiScript, notamment, maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’œuvre peuvent mieux communiquer, profiter de plus de flexibilité et d’une vue d’ensemble en temps réel des chantiers. L’outil est idéal pour mieux piloter les chantiers, et surtout, réaliser des contrôles de leur avancement.

FAQ : Situation de travaux

Qu’est-ce qu’une situation de travaux dans le secteur du BTP ?

Une situation de travaux est un document utilisé dans le secteur du Bâtiment et Travaux Publics (BTP) pour facturer progressivement le promoteur en fonction de l’avancement des travaux sur un chantier. Elle reflète la portion du projet qui a été achevée à un moment donné et sert de base pour les paiements échelonnés.

Quelle est la différence entre une facture d’acompte et une situation de travaux ?

Une facture d’acompte est émise avant le début ou au début des travaux et représente un pourcentage fixe ou un montant forfaitaire du coût total estimé du projet. 

En revanche, une situation de travaux est émise à intervalles réguliers tout au long du projet et est basée sur l’avancement réel des travaux.

Quels sont les avantages de faire une facture de situation avec un logiciel adapté ?

Réaliser une facture de situation de travaux à partir d’un logiciel de suivi de chantier peut permettre à la maîtrise d’œuvre : 

  • d’éviter les erreurs ;
  • de gagner du temps grâce à l’automatisation ;
  • de suivre l’avancement du chantier en temps réel ;
  • de communiquer plus simplement avec tous les acteurs;
  • de standardiser les processus.
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