Les bénéfices apportés

  • Un gain de temps pour le contrôle des sites et conformités, anticipation des réparations et remises en état des appareils

     

  • Mises à jour directe des informations, personnalisation des plans poussée

     

  • Une standardisation des rapports

     

Givaudan est l’un des plus grands producteurs mondiaux des arômes et parfums. Ce nom pourtant peu répandu nous fournit la plupart des parfums d’ambiance ou parfumerie fine, ainsi que dans nos produits ménagers, et même alimentaires.

Patrice Werling, Responsable Compliance au sein du département Engineering et Maintenance de l’usine Vernier, nous partage son expérience et l’utilisation avec BatiScript dans son quotidien. Il raconte comment l’application lui a grandement aidé à améliorer le contrôle de la conformité des installations dans son usine à Vernier en Suisse.

Pourriez-vous présenter votre entreprise vos missions chez Givaudan ?

Givaudan, société d’une tradition riche de plus de deux siècles, possède une longue expérience de l’innovation en matière de senteurs et de saveurs. D’une boisson préférée aux entremets salés et aux en-cas, de parfums de prestige à des cosmétiques et des produits de lessive, les créations suscitent des émotions et ravissent des millions de consommateurs à travers le monde. Déterminée à réaliser une croissance à long terme guidée par sa raison d’être, elle tient à ouvrir la voie pour contribuer à des vies plus heureuses et plus saines, avec un amour pour la nature. Durant l’exercice 2021, la société a employé plus de 16 800 personnes dans le monde et généré un chiffre d’affaires de CHF 6,7 milliards.

Patrice Werling, j’occupe le poste de responsable du service conformité réglementaire au sein de l’Engineering & Maintenance. Ce service a pour mission de gérer les contrôles périodiques en lien avec certaines réglementations. Tels que les équipements sous pression ou la conformité des installations électriques.

Qu’est-ce qui a motivé votre recherche d’une solution professionnelle numérique ?

En Suisse, sur le site de Vernier, on accueille et on gère 20 à 30 k tonnes de produits chimiques sur site, avec une grosse pression des autorités. Les exigences de sécurité, notamment liées aux installations sont très élevées.

Afin de répondre à ces exigences tout en ayant une solution exploitable et pratique sur le terrain, BatiScript semblait être la solution la plus pertinente pour digitaliser nos process. Ses modules très clairs et rapides, à manipuler nous ont permis de nous projeter pour faciliter nos process. Tout simplement, en dématérialisant par exemple nos rapports papiers qu’on avait l’habitude de transmettre en mains propres. Une simple action qui rapporta directement un gain de temps énorme. De gros dossiers sont traités plus vite et il y a moins de risques de pertes d’informations.

Tout le monde peut travailler en même temps, ce qui a apporté de la souplesse à nos process.

Exemple : avant, un contrôleur passait du temps à rédiger ses rapports de contrôle. Sa semaine de contrôle se répartissait en 4 jours de contrôle et 1 jour de rédaction du rapport. Nous avons accéléré la phase de rédaction et gagné 1 jour par semaine qui sert désormais à faire d’autres contrôles. En résumé, faire plus pour le même coût.

Comment avez-vous découvert BatiScript ?

Nous étions en recherche active d’un outil digital pour répondre à nos besoins. C’est en effectuant nos propres recherches sur internet que nous avons sélectionné BatiScript en effectuant une comparaison avec d’autres projets similaires. Nous avons pu nous projeter sur l’utilité de la Check-list et de la Gestion des réserves par rapport à notre fonctionnement. Ainsi que Diag’Audit aujourd’hui.

Pour répondre à quels besoins vous avez déployé BatiScript dans votre société ? 

BatiScript a été choisi pour optimiser et accélérer le process des contrôles périodiques des installations électriques et leur mise en conformité. Ce process se décompose en 3 phases :

1 – Contrôle des installations par une société de contrôle accréditée
2 – Chiffrage et devis des points à corriger
3 – Remise en état par une entreprise de travaux électriques

Déployer BatiScript a permis de prendre en compte les zones à risques et de réagir en conséquence plus rapidement. L’information est instantanée, plus précise.

Autre exemple de problématique résolue : notre rapport de contrôle est un document réglementaire de 30 à 50 pages. Avant l’intégration de BatiScript, les envois et validations étaient très procéduriers et longs. L’accès à l’info était tardif et difficile d’accès. Tout était entièrement rédigé à la main, cela manquait de plans, de détails imagés. Chacun écrivait à sa façon, les résultats n’étaient pas toujours évidents à retranscrire. Il fallait absolument dématérialiser nos ressources et moyens pour mieux travailler.

BatiScript a résolu cette problématique avec ses modules très accessibles, sur pc, tablette, mobile.

Quelle(s) fonctionnalité(s) utilisez-vous le plus ? 

La gestion des non-conformités pour afficher explicitement les problèmes sur site directement en lien avec le matériel, les process par photos, points de repère sur plan. Ainsi que l’outil de check-list qui permet d’informer tout le monde instantanément sur l’avancée des résolutions aux problèmes notifiés. Cela sert surtout quand il faut réparer des appareils, les changer, etc. Anticiper les réparations, les zones à risques, pour recommander du matériel, réparer puis ensuite contrôler.

Combien de temps gagnez-vous en moyenne par semaine avec cette fonctionnalité ?

Nous avons gagné environ 20 à 30 % de temps de contrôle sur la phase de contrôle des installations par une société accréditée. Du temps gagné notamment sur la rédaction du rapport de contrôle.
Le gain en phase de remise en état par une entreprise de travaux électriques est de l’ordre de 10 à 20 %. Car nous sommes passés d’un rapport sous format papier sans photo (document remis par l’organisme de contrôle), à une gestion des points de défauts pertinente.

Quels sont les principaux avantages que BatiScript vous apporte ?

L’application est très « friendly user », c’est-à-dire qu’en terme d’ergonomie et facilité d’utilisation, c’est génial. On a eu aucun mal à nous approprier le logiciel, pour tous les métiers différents confondus qui l’utilise (de responsables, managers, techniciens à experts infrastructures industriels).

Aujourd’hui, nos équipes communiquent en management collaboratif via BatiScript comme outil de confiance dans la maîtrise de nos processus.

Nous sommes moins inquiets lors des inspections avec les autorités. La digitalisation de nos process nous aide à réduire les risques de gros accidents en intervenant plus rapidement sur les machines. Le résultat se ressent sur notre production avec moins de temps d’arrêt dans nos lignes de production.

Quels projets significatifs avez-vous déjà réalisés à l’aide de BatiScript ?

Il était particulièrement compliqué de suivre nos contrôles de conformité réglementaire. Avec notamment l’étape de vérification des avancements de remises en état de nos appareils sur site. En 2021 par exemple, nous avons corrigé plus de 1000 points.
BatiScript nous permet un suivi en temps réel des corrections. En cas de contrôle des autorités, nous avons une la possibilité de leur démontrer notre niveau de conformité et les actions déjà entreprises plus aisément.

Le module Diag’Audit sera déployé dans le cadre du DRPCE (Document Relatif à la Protection Contre les Explosions) en nous permettant de faire facilement des inventaires de nos équipements et d’évaluer leur conformité. Il s’agit de passer sur chaque équipement en zone de danger d’explosion et s’assurer que chaque équipement ne présente pas de risque. Diag’Audit nous donne facilement les moyens de faire des relevés, des photos, ainsi qu’un suivi par équipement. C’est une nouvelle activité qui ne se faisait pas avant l’intégration de BatiScript.

Un grand merci à Patrice Werling pour tout son temps consacré à cette entrevue !
L’équipe BatiScript est fière de participer à ces projets de contrôle qualité !

Photo de couverture : @ Givaudan

;