Entretien avec Alexis Gauchard, Responsable de programmes chez ARCH’immobilier, utilisateur de BatiScript.
ARCH’immobilier, promoteur rennais depuis 25 ans, réalise nombre de bureaux, de plateformes logistiques, et plus de 1500 appartements et maisons, ce majoritairement en Ille-et-Vilaine.
La marque de fabrique d’ARCH’immobilier : des résidences bien pensées pour aujourd’hui comme pour demain. Durant la conception de nos résidences, la première attention va aux attentes et au confort de leurs clients : emplacement de qualité, proximité des commerces et d’espaces verts, transports publics faciles d’accès, performances énergétiques, matériaux durables, des appartements lumineux et des parties communes agréables et parfaitement sécurisées.
Conçues pour durer, leurs réalisations cherchent sans cesse à s’adapter aux nouveaux modes de vie. Leur principal objectif est de donner entière satisfaction à leurs clients. Pour ce faire et tendre vers le zéro réserve, ARCH’immobilier a adopté le logiciel de suivi de chantier BatiScript en septembre 2017.
« BatiScript apporte beaucoup de positif. J’en étais persuadé avant même de l’utiliser » affirme Alexis Gauchard, responsable de programmes. Retour sur cette expérience utilisateur.
Pourriez-vous vous présenter, nous présenter votre entreprise, votre poste et les missions qui vous incombent ?
ARCH’immobilier est un promoteur rennais créé il y a 25 ans par M. Jean-Paul Guillotin. C’est une structure de neuf personnes. Notre métier c’est l’habitation collectif sur Rennes et sa périphérie principalement.
Mon rôle en tant que responsable de programme c’est de m’occuper du montage des opérations. Je travaille à partir des études de faisabilité de mes architectes. Je participe aux réunions de travail, aux revues de projet avec les architectes et les bureaux d’études. L’autre aspect de mon travail, c’est le suivi avec le bureau d’études. C’est très technique. Il s’agit de suivi de plans avec des remarques, des adaptations et modifications obligatoires par rapport à notre cahier des charges en phase pro, en version D.C.E. (Dossier de Consultation des Entreprises).
J’ai aussi un rôle de chargé d’opérations. Ma mission chez ARCH’immobilier est plus large que chez la plupart des promoteurs qui distinguent le métier de montage opération et celui de responsable de programmes qui va gérer les dossiers.
Le chargé d’opération va vraiment être dans l’opérationnel, le suivi technique, voir le suivi physique avec les acquéreurs sur des questions de modifications du logement et d’accompagnement du client jusqu’à la livraison.
Mon rôle de Responsable de programmes est donc large : cela va du suivi montage jusqu’au suivi SAV.
Dans quel contexte avez-vous commencé à utiliser BatiScript ?
Depuis quelques années, il était nécessaire pour moi, au vu de l’activité, de pouvoir gérer au mieux le suivi de mes clients et des réserves.
Chez ARCH’immobilier, nous sommes neuf : un PDG, un directeur général, une responsable financière, un comptable, un juriste, une chargée de clientèle, deux commerciaux.
Donc techniquement et physiquement sur les chantiers et sur les logements, nous sommes deux. La chargée de clientèle et moi. Ce qui fait que quand j’ai vu approcher l’échéance de nombreux nouveaux projets, je savais que techniquement on ne pouvait pas gérer un volume aussi important. C’est quelque chose qu’on avait jamais eu avant. On voit le mur approcher, et si on n’a pas l’outil adapté et bien on se plante. Et c’est ce que je ne voulais pas subir !
Quand j’ai voulu me renseigner sur le meilleur outil à adopter, j’ai évidemment pris contact avec mes différents contacts professionnels sur la place de Rennes. Mes collègues promoteurs et constructeurs de la région m’ont parlé de BatiScript. Ils travaillaient d’ailleurs sur des dossiers qui étaient gérés avec ce logiciel. J’avais donc de bons retours sur cet outil et c’est comme ça que j’ai voulu le positionner.
Comment se sont passés les premiers pas avec le logiciel ? Quelles ont été vos premières impressions ?
Au moment où j’ai consulté pour mettre en place BatiScript, il y a maintenant un an, c’était avec pour objectif la mise en place d’un programme qui devait être livré au mois de juin 2017 et qui ne faisait que 10 logements. Pour moi, c’était un peu le « programme test ».
Nos tests nous ayant permis de maîtriser le logiciel, nous avons pu l’utiliser sur deux programmes menés en même temps ; à savoir 53 et 30 logements. Nous n’avons pas eu besoin de formation particulière de la part de Script&Go pour comprendre le fonctionnement de BatiScript. Il a suffit d’essayer, de « creuser » un petit peu. C’est finalement très intuitif.
En quoi le recours à BatiScript et la tablette a modifié votre façon de travailler ?
Ce que je faisais jusqu’à présent, c’est un état des lieux manuel avec la retransmission sur papier pour les entreprises. Ma collaboratrice procédait à la ressaisie des différentes réserves notées à la main sur un tableau Excel avec un filtre de ces tableaux Excel pour chaque entreprise. Le suivi se faisait comme ça.
Je trouve intéressant de pouvoir profiter d’un outil comme BatiScript pour la gestion de chantier, le montage, le travail avec les architectes et les bureaux d’études jusqu’au service après-vente et la livraison de parfait achèvement.
Lorsqu’on a un volume d’activité important, on peut vite partir un petit peu dans tous les sens. Et vu l’activité actuellement, je confirme que c’était plus que nécessaire pour éviter les loupés et les incompréhensions des clients.
Il était à ce moment-là inconcevable pour moi d’avoir un suivi d’activité qui ne soit pas lié un outil de dématérialisation pour faire du suivi.
D’autant plus qu’aujourd’hui, nous travaillons avec une maîtrise d’œuvre interne, ACI, qui est rattachée au groupe ARCH’immobilier. Le but pour moi, c’est aussi d’avoir un maître d’œuvre qui soit rattaché à mes opérations et qui puisse faire la même chose que moi au niveau du suivi OPR.
Une des fonctionnalités de BatiScript permet justement au maître d’œuvre de travailler sur le même outil et de synchroniser les mêmes informations. Cela permet d’éviter les doublons avec les autres membres de l’équipe. C’est un gain de temps du côté du maître d’œuvre comme du mien.
Quels sont les avantages clés du recours à la tablette ?
La tablette, c’est mon outil travail. C’est mon classeur pour traiter mes dossiers ; c’est mon bureau en somme. Je suis totalement convaincu par les outils de dématérialisation. Aujourd’hui, c’est ce qui me fait gagner du temps. C’est grâce à ces outils que je peux me concentrer à d’autres tâches ! C’est un gain énorme de temps pour moi.
C’est parce que mon métier a différentes facettes de part ses missions que la gestion du temps est primordiale. La tablette m’accompagne partout. Je peux être en livraison et enchainer avec un rendez-vous mairie puis revenir au bureau pour accompagner ma collaboratrice sur de la livraison. Le soir, là encore, je repars avec ma tablette. Si j’ai une assemblée générale avec un syndicat des copropriétaires je sais que j’ai tous mes documents sous la main dans ma tablette.
C’est aussi un vrai plus pour l’image de l’entreprise. Je prends l’exemple d’un client que j’ai rencontré hier sur la livraison de programme qu’on a rendu en juillet. Il me remonte des réserves et j’ai pu les saisir en direct devant lui sur ma tablette. Je rentre au bureau ou chez moi et je synchronise ma tablette. Je sais que ma maîtrise d’œuvre va réceptionner les informations que j’ai pu saisir en un clic. Nous pouvons plus facilement démontrer notre efficacité.
Quelles fonctionnalités de BatiScript sont les plus impactantes selon vous ?
Sauvegarder toutes mes informations
Le plus important, c’est la certitude de savoir que toutes les informations que j’ai saisie sur ma tablette seront enregistrées et ne seront pas perdues.
J’utilise BatiScript sur la partie montage, lors de mes réunions de revues de projet avec mes équipes. Dès que j’ai mes premiers plans, même des esquisses, je les enregistre dans mes chantiers. À chaque étape de mes projets, j’utilise BatiScript : les esquisses, les avant-projets sommaires, les avant-projets, le permis de construire…
Suivre le travail de la maitrise d’œuvre en phase OPR
Ensuite, les OPR saisies par la maîtrise d’œuvre me sont communiquées plus naturellement. Cela me permet d’avoir une vision globale et générale du travail de ma maîtrise d’œuvre. Je peux voir si l’avancement est fait, si les contrôles systématiques de l’ensemble des logements, pièce par pièce et équipement par équipement, ont été effectués. Concrètement cela passe par l’affichage des pastilles. J’ouvre mon plan logement, je saisie une réserve en OPR et je la diffuse aux entreprises. Il ne me reste plus qu’à la pointer soit avec une visite ou avec un retour de mes entreprises.C’est un gain de temps important, cela me permet de travailler sur autre chose.
Vient ensuite la phase de livraison où l’application fait une grosse différence depuis maintenant un an. On l’utilise pour nos acquéreurs en livraison, pour la remise de clés. C’est apprécié par nos clients.
L’avantage pour une organisation comme la notre, avec 9 collaborateurs, c’est que BatiScript nous permet de mener en parallèle des livraisons, de faire de l’accompagnement et des TMA, sans avoir besoin de recruter, ou du moins sans avoir besoin de repositionner chacun à de nouvelles fonctions.
Plus de ressaisie ni de papier
Tous les membres de l’équipe sont libres de faire du suivi clientèle et plus seulement de la ressaisie rébarbative. Aujourd’hui, nous n’avons plus aucune ressaisie sur papier.
J’ai eu des retours d’entreprises avec lesquelles on travaille. Ils connaissent BatiScript et utilisent la version Smartphone. L’application leur permet d’éviter l’impression du rapport par entreprises et de supprimer toutes les étapes de partage de l’information : distribution aux chargés d’opérations ou chargés de travaux qui eux-mêmes vont distribuer ses rapports à l’ensemble de leurs équipes (plombiers, peintres, etc.).
Avec BatiScript, la circulation de l’information est rapide et on peut travailler collaborativement sur les mêmes projets. Avant, on ne saisissait pas exactement la même chose. Là on peut faire rapidement un copier/coller de la réserve. Le positionnement c’est pareil. On peut positionner facilement la pastille sur le plan. C’est beaucoup plus simple pour un intervenant ou une entreprise de positionner exactement la réserve. On évite les erreurs de l’époque (avant BatiScript).
Avoir un œil sur les statistiques des chantiers en permanence
Ce qui facilite énormément mon travail c’est que je sais, là rien qu’en baissant les yeux sur ma tablette, que mon opération de 66 logements, j’ai 200 réserves corrigées et 250 qui ont été validées.
Ce sont des données que je vais avoir le temps d’analyser. C’est vrai qu’avant, je n’avais pas le temps de faire des statistiques.
Y a t-il un projet en particulier sur lequel BatiScript a fait la différence ?
La plus grosse opération que j’ai menée chez ARCH’immobilier, je m’en rappelle encore, c’est quand je suis arrivé, en 2006. ARCH’immobilier a livré une résidence de 130 logements répartis en trois bâtiments. 130 logements sur une opération c’était tout de même un projet imposant pour nous quand on sait qu’en moyenne nous travaillons sur 100-150 logements par an. Livrer 130 logements d’un coup mobilisait à l’époque toute l’entreprise. Et bien évidemment pendant ce temps là, on ne fait rien d’autre !
Aujourd’hui, les 65 logements que nous livrons avec BatiScript, nous les avons traité efficacement. Je le vois avec l’équipe au cours de nos réunions. Aujourd’hui, ils ne font plus de distinction entre les livraisons de 10 ou de 65 logements.
Il y a un peu plus de saisie puisqu’on passe de 10 à 65 clients. On passe un peu plus de temps sur le terrain avec le client pour les remise des clés mais c’est tout ! Faire un rapport de non-conformités pour 10 ou 65 logements avec BatiScript c’est la même chose, ça va aussi vite. Ma maîtrise d’œuvre et mes entreprises le gèrent de la même façon.
Au niveau de la saisie du traitement des informations, globalement le retour au bureau le soir de livraison était éreintant, fatiguant et stressant pour mes équipes. Les journées dédies aux remises de clés auprès de clients sont déjà très fatigantes. Si on peut éviter la ressaisie le soir au bureau avec les tableaux Excel et les anciens fax, c’est parfait !
Quels conseils donneriez-vous à une entreprise qui souhaiterait adopter BatiScript ?
Il ne faut pas être seul à l’utiliser ! BatiScript est adapté, le logiciel est utilisable par tout le monde. Quand on met en place un outil pour dématérialiser le suivi de chantier, il faut avoir une bonne vision de l’organisation au sein de l’entreprise. Quand j’ai mis en place BatiScript au sein de l’entreprise, c’était avec le souhait que tout le monde au sein d’ARCH’immobilier l’utilise et l’exploite au maximum. L’outil n’est efficace que si tout le monde l’utilise au sein de l’équipe. J’en étais convaincu et j’ai donc j’ai donc dû fédérer l’équipe autour de BatiScript. C’est quand on exploite au mieux un outil qu’on en ressort quelque chose de positif.
Il faut aussi s’assurer d’avoir un matériel de qualité. Il faut disposer d’une tablette de qualité pour pouvoir juger de l’efficacité du logiciel. Donc avoir du bon matériel, et avoir clairement la vision de ce qu’on veut en faire. Qui va l’utiliser et de quelle manière.
Pour ma part, je recommanderais naturellement un outil comme BatiScript parce qu’on a la certitude de ne pas perdre d’informations et de parler la même langue. Utiliser le même outil, c’est aussi faciliter le travail de tout le monde et s’assurer la satisfaction de tout le monde : clients comme entreprise avec lesquelles on travaille.
Il faut en effet que nos entreprises soient satisfaites de la façon dont on les amène à lever les réserves. C’est grâce à BatiScript que l’on a un bon suivi. On sait ce qui s’est passé sur tous nos chantiers même si on change d’interlocuteur. N’importe qui, que ce soit le maître d’œuvre ou le représentant maître d’ouvrage, peut traiter le dossier, répondre à un client et nous n’avons pas de perte d’informations.